Діаграма Парето: як побудувати, приклади

Графік Парето — дуже корисний інструмент, який ілюструє основні причини ситуації, що складається. Аналіз Парето — це процес ранжирування для визначення того, які з багатьох можливостей слід використовувати в першу чергу. Він також відомий як «відділення життєво важливих небагатьох від тривіальних багатьох». Діаграма Парето показує відносну частоту дефектів у ранговом порядку і забезпечує інструмент визначення пріоритетів. Тому з її допомогою можна організувати ефективні заходи по вдосконаленню будь-якого процесу.

Просто про аналіз дефектів

Теорія виникла в 1897 році, коли італійський економіст по імені Вилфредо Парето створив формулу, що представляє нерівномірний розподіл багатства, що пізніше стало відомо, як правило Парето (або правило 80/20). Багато чули його вислів, що 20% людей викликають 80% проблем. Цей принцип почали застосовувати для аналізу дефектів, відокремлюючи «істотні небагато» від «тривіальних багатьох». Нижче наведено приклад дефектів фарби із заводу автомобільної складання.

Після розгляду вищенаведеної діаграми, немає питання, який аспект для успішної роботи необхідний в першу чергу. Однак графік побудований тільки на базі одного виміру — витрати. В ньому видно, що на показник досягнення найвищих доходів впливає найбільше порушення строків поставки, а пошкодження при перевезеннях практично не впливають на прибутковість. Щоб підвищити її, ймовірно, найвищим пріоритетом буде заходи щодо усунення порушень термінів постачання.

Можна створювати графік, використовуючи практично будь-яку електронну таблицю або програмне забезпечення. Вони часто будуються з горизонтальними смугами і без загальної процентної лінії, як показано нижче.

Правило 80/20

Графік Парето — це механізм, що дозволяє зосередити увагу на пріоритетах при прийнятті рішень. Це хороший комунікаційний інструмент, який описує дані в простій та зручній для сприйняття формі. Він допомагає вивчати і аналізувати частоту події в процесах і ідентифікувати найбільших учасників.

Переваги використання діаграм Парето в економічному плані:

Розбиває велику проблему на дрібні частини.

Визначає найбільш важливі фактори, що показує, на чому зосередити зусилля для досягнення цілей.

Дозволяє краще використовувати обмежені ресурси.

Ці особливості допомагають виділити кілька основних проблем з безлічі ймовірних, щоб зосередити зусилля по поліпшенню, упорядкувати дані згідно з пріоритетом, визначити, які проблеми найбільш важливі.

Побудова діаграми Парето може відповісти на наступні питання:

Які найбільші проблеми, які стоять перед командою або бізнесом.

Які 20% джерел виробляють 80% проблем.

Де повинні зосередити зусилля на досягнення найбільших успіхів.

Визначення пріоритетів

Цей підхід використовується, щоб встановити, з якими питаннями людина може зіткнутися в першу чергу, наприклад, отримавши нову посаду. Не є дивним той факт, що новопризначений керівник успадковує цілий ряд проблем, що вимагають першочергового інтересу. В ідеалі він захоче зосередити свою увагу на вирішенні найбільш важливих питань. Але як правильно їх визначити?

Аналіз діаграми Парето — це простий спосіб визначення пріоритетів можливих трансформацій шляхом виявлення проблем, які будуть усунені після реалізації змін. Використовуючи цей підхід, можна встановити пріоритети окремих змін, які будуть найкраще удосконалювати ситуацію. Аналіз Парето використовує принцип 80/20. За допомогою цього інструменту треба спробувати знайти 20 % процесів, які забезпечать 80% результатів.

При побудові діаграми Парето якість бази даних має першочергове значення. Правильно побудований графік наочно ілюструє відсутність симетрії, яка може виникнути між виконаною роботою і досягнутими результатами. Наприклад, 13 % її можуть генерувати 87% прибутку. Або 70% проблем можна вирішити, маючи справу з 30% причин.

Принцип створення інструментів

Перед побудовою діаграми Парето потрібно виконати підготовчу роботу. Порядок операцій:

Визначити перелік проблем, які необхідно вирішити. Поговорити з клієнтами і членами команди, щоб врахувати їхню думку.

Визначити кореневу причину кожної проблеми. Такі методи, як “мозковий штурм”, “5 чому”, “аналіз причин і наслідків” і “аналіз кореневих причин” допоможуть з цим впоратися і описати математично кожне питання. Використовуваний метод підрахунку залежить від задачі, яку потрібно вирішити. Наприклад, якщо поліпшується прибуток, можна описати питання на основі того, скільки вона коштує. В якості альтернативи (якщо потрібно підвищити задоволеність клієнтів) можна зарахувати їх на основі кількості скарг, усунені шляхом вирішення проблеми.

Згрупувати проблеми з причин. Наприклад, якщо три проблеми спричинені нестачею персоналу, помістіть їх в одну групу. Виставити оцінки для кожної групи. Додати бали для причин. Група з кращими показниками — найвищий пріоритет, а з гіршими — низький.

Розібратися з причинами, що стосуються пріоритетної проблеми або їх групи. Потрібно мати на увазі, що проблеми з низьким пріоритетом, можливо, навіть не варті занепокоєння, так як їх рішення може коштувати більше, ніж результат від їх дозволу.

10 кроків для створення графіків

Для побудови діаграми Парето використовують три стовпця, наприклад: тип дефектів, їх кількість і сукупний відсоток. Графік повинен відповісти на питання, які з цих 20% дефектних типів становлять 80% розглянутої бізнес-проблеми. Після побудови графіка приступають до діаграми.

Процес побудови:

Визначають класифікацію для графіка. Якщо бажана інформація відсутня, її можна отримати шляхом розробки контрольних листів. Вибрати часовий інтервал для аналізу. Інтервал повинен бути досить довгим, щоб відповідати типовій продуктивності.

Визначити загальні події, наприклад, вартість, дефекти і т. д. Для кожної категорії визначити загальну суму. Якщо є кілька категорій, які складають лише невелику частину від загальної суми, краще згрупувати їх в групу під назвою «Інше».

Обчислити відсоток для кожної категорії шляхом ділення загальної суми на загальну кількість і помножити на 100.

Ранжувати категорії найбільших підсумкових подій до самих маленьких.

Обчислити сукупний відсоток.

Побудувати діаграму з лівої вертикальної віссю.

Помістити відповідну позначку на вісь.

Накреслити праву вертикальну вісь (від 0 до 100%), при цьому 100% з правого боку тієї ж висоти, що й загальна сума з лівого боку.

Позначити горизонтальну вісь іменами категорій. Позначити точки, які представляють кількість кожної категорії. Побудувати колонки, висота яких визначається лівої вертикальної віссю.

Намалювати лінію, яка показує кумулятивний процентний стовпець таблиці аналізу Парето.

Сукупна процентна лінія визначається правою вертикальною віссю.

Створити таблиці в Excel

Щоб зробити діаграму Парето в Excel, спочатку потрібно підготувати дані. Як тільки у дослідника є значення для кожної причини, можна легко обчислити кумулятивні відсотки, використовуючи формули Excel. І також знадобиться фіктивна серія для відображення «зрізу» на діаграмі, можна вибрати будь-який формат, який буде зручний для користувача.

Підготувавши дані, будують діаграму Pareto простим 5-ступінчастим процесом:

Накреслити діаграму стовпця, використовуючи показники важливості причини. Додати кумулятивний % s діаграмі, як рядок. Вибрати третій стовпець, натиснути ctrl + c (копія).

Вибрати діаграму та натиснути ctrl + v (вставити). Excel додасть ще одну колонку в діаграму. Просто вибрати його і змінити тип серії на лінійну діаграму. Перемістити кумулятивну частку % s на вторинну вісь. Вибрати лінійну діаграму, перейти до «format data series» ( можна натиснути ctrl + 1) і змінити вісь для цієї серії від первинної до вторинної. Додати скорочення % до діаграми Парето в Excel.

Вибрати четвертий стовпець у таблиці даних, скопіювати і вставити в діаграму. Це має бути вставлено, як нова лінійна діаграма.

Якщо стовпця немає, то виконати ще раз крок 2 .

Нарешті, відрегулювати форматування, щоб зробити фінальну опцію. Настроїти форматування діаграми, щоб виконати її більш презентабельною.

Програмне забезпечення

Створення діаграми Парето – це не дуже складний процес навіть без спеціального програмного комплексу. Однак багато користуються спеціальними програмами. Особливо широке поширення має просте програмне забезпечення Minitab, яка автоматично створює діаграму Парето, вибравши Stat> Quality Tools> Pareto Chart або Assistant> Graphical Analysis> Pareto Chart. Необхідно отримати дані, в яких кожне спостереження записується в окремому рядку аркуша або зведених відомостей, у яких підраховується кількість очок для кожної категорії.

Порядок операцій:

Зібрати вихідні дані про проблему.

Переконатися, що отримана інформація повністю представляє дослідницький процес. Наприклад, якщо підраховується кількість предметів, які повертаються в магазин електроніки за певний місяць у декількох районах, то не повинні збирати дані тільки з одного магазину, а використовувати для прийняття рішень дані всіх точок реалізації.

Підтвердити дані і додати спостереження в кожну з категорій.

Дати назву горизонтальній і вертикальній осях.

Зробити ширину всіх горизонтальних смуг однаковими і назвати категорії в порядку від найбільшої до найменшої.

На вертикальній осі використовувати цілі цифри, які трохи перевищують рейтинг вищої категорії і включають в себе блок вимірювання.

Створити панелі категорій, використовуючи вертикальну вісь. Намалювати стовпці для кожного, відповідні розрахунками.

Забезпечити ширину кожного стовпця однаковою.

Додати кумулятивні рахунку та рядки.

Шаблони діаграм Pareto

Хоча вони можуть бути легко розроблені, далеко не всі мають можливості зробити це самостійно. На щастя, користувачі можуть скористатися шаблонами і створювати діаграми в Microsoft Excel.

Це дуже зручно для аналізу. Дозволяє легко видаляти рядки, копіювати і вставляти їх, не псуючи вихідні формули.

Маючи під рукою шаблони, можна використовувати діаграми Pareto в будь-якій галузі, наприклад, для управління запасами. Так 20% продажів доводиться на 80% запасів продуктів. Чи можна проаналізувати сукупний внесок у продажу серед магазинів і регіонів.

Для ефективності використовують подвійну вісь графіка. При цьому завжди можна їх відформатувати.

Застосування графічного методу

Діаграма Парето — це інструмент базового якості, який допомагає виявляти найбільш часті недоліки, скарги або будь-який інший фактор, який можна врахувати і класифікувати. Вона допомагає візуалізувати, які фактори складають 20 відсотків, які є життєво важливими, а які «тривіальними багатьма».

Згідно закону Парето, кумулятивна лінія різко зростає для перших декількох типів дефектів, а потім вирівнюється. У тих випадках, коли смуги приблизно однакової висоти, сукупна процентна лінія спрощує порівняння категорій. Вона застосовна до дуже широкого кола ситуацій як в рамках покращення якості, так і за його межами. На рівні керівництва або управління метод може використовуватися на початку нового раунду поліпшення якості, щоб з’ясувати, які бізнес-проблеми відповідають за більшість скарг або втрат, і виділяти ресурси для поліпшення.

Перед тим як в Excel побудувати діаграму Парето, потрібно ідентифікувати проект і зібрати команду для покращення проблеми. Вона може допомогти вибрати відповідні області, на яких слід зосередитися. Це важливо, тому що більшість бізнес-завдань досить багатогранні.

Наприклад, затримки доставки можуть виникати з різних причин: від механічних помилок і нещасних випадків до помилок введення даних і проблем з постачальниками. Якщо є багато можливих причин, на яких може зосередитися команда, розумно збирати дані про те, на які категорії припадає найбільша кількість інцидентів.

Метод діаграми Парето може бути дуже корисним при розв’язанні конфліктів. У членів команди можуть бути різкі розбіжності щодо того, як діяти, що також потрібно враховувати.

Приклад аналізу проблем виробництва

Розглянемо можливості діаграми Парето. Приклад, в якому показаний розрахунок керування процесом. Покупець придбав у власність невдалий сервісний центр з безліччю проблем, які необхідно вирішити. Його мета — підвищити загальну задоволеність клієнтів. Вивчаючи проблеми виробничого процесу, була складена таблиця.

Господар об’єднав проблеми разом (кроки 4 і 5). Він оцінив кожну групу за кількістю скарг і оформив рядка чином: Відсутність навчання ( 5 і 6) – 51 скарга. Занадто мало обслуговуючого персоналу (1 і 2) — 21 скарга. Погана організація і підготовка ( 3 і 4) — 6 скарг.

Як бачимо, власник отримає найбільші переваги, надавши персоналу більше навчання. Як тільки це буде зроблено, варто подумати про можливості збільшення числа співробітників в Call-центрі. Однак, можливо, це не буде необхідно, так як кількість скарг може знизитися, а навчання має допомогти людям бути більш продуктивними.

Проводячи аналіз Парето, власник може зосередитися на навчанні як на проблемі, а не поширювати свої зусилля на навчання, приймати нових працівників і, можливо, встановлювати нову комп’ютерну систему, щоб допомогти інженерам бути більш підготовленими.

Ключові моменти

Аналіз Парето — це простий спосіб визначення пріоритетності роботи по вирішенню проблем. Щоб використовувати аналіз, треба вміти визначити проблеми та їх причини. Потім оцінити кожну і згрупувати їх за причинно-наслідковим ознаками. Потім додати оцінку для кожної групи і почати роботу над пошуком вирішення проблем в групі з найвищою оцінкою.

Аналіз не тільки показує найважливішу проблему для вирішення, але і дає оцінку, наскільки серйозною вона є. Діаграма Парето — проста у використанні і потужна графічна підказка на ранніх етапах вирішення проблем. Вона є ефективною стратегією зниження складності проекту.