Перед побудовою діаграми Парето потрібно виконати підготовчу роботу. Порядок операцій:
Визначити перелік проблем, які необхідно вирішити. Поговорити з клієнтами і членами команди, щоб врахувати їхню думку.
Визначити кореневу причину кожної проблеми. Такі методи, як “мозковий штурм”, “5 чому”, “аналіз причин і наслідків” і “аналіз кореневих причин” допоможуть з цим впоратися і описати математично кожне питання. Використовуваний метод підрахунку залежить від задачі, яку потрібно вирішити. Наприклад, якщо поліпшується прибуток, можна описати питання на основі того, скільки вона коштує. В якості альтернативи (якщо потрібно підвищити задоволеність клієнтів) можна зарахувати їх на основі кількості скарг, усунені шляхом вирішення проблеми.
Згрупувати проблеми з причин. Наприклад, якщо три проблеми спричинені нестачею персоналу, помістіть їх в одну групу. Виставити оцінки для кожної групи. Додати бали для причин. Група з кращими показниками — найвищий пріоритет, а з гіршими — низький.
Розібратися з причинами, що стосуються пріоритетної проблеми або їх групи. Потрібно мати на увазі, що проблеми з низьким пріоритетом, можливо, навіть не варті занепокоєння, так як їх рішення може коштувати більше, ніж результат від їх дозволу.
