Використовувані реквізити
У листі, як правило, вказують наступну інформацію.
- Повна назва компанії, а не тільки абревіатуру.
- Номер телефону, факсу, рахунку та електронну пошту.
- Адресата. Причому назва компанії варто вживати в давальному відмінку. Якщо потрібно вказати прізвище та посаду, то рекомендується використовувати давальний відмінок. Якщо в одержувача є звання або науковий ступінь, то це потрібно вказувати перед ім’ям людини.
Важливо зауважити, що кожний реквізит слід писати з великої літери і з нового рядка.
Звертання в діловому листі
Офіційне повідомлення завжди повинне оформлятися в нейтральному тоні. Такий же вигляд повинні мати і звернення до адресата. Фрази на кшталт «Добрий день» будуть недоречні. Якщо хочеться привітати, то краще використовувати формальне «Здрастуйте». Але самим грамотним варіантом вважається звернення по імені-по батькові. Причому неважливо, скільки триває знайомство з адресатом. У листі не можна застосовувати коротку форму імені (наприклад, Петя, Аня і так далі).
Зберегти міжособистісну дистанцію, виявити повагу до людини старше за віком або вища за посадою допоможе звернення на «ви». Проте варто відзначити, що в деяких компаніях, навпаки, прийнято вживання «ти» при спілкуванні навіть в листі.
Варто зауважити, що звернення «Шановний пан» не можна використовувати без подальшого зазначення імені цієї людини. Також потрібно уникати скорочень «пан», «пані». Якщо потрібно звернутися до групи осіб, то допускається не вказувати імена. Тоді можна коротко написати: «Шановні панове!» За правилами після звернення по імені потрібно завжди ставити знак оклику. Наприклад, така фраза в діловому листі буде мати наступний вигляд. «Шановний Олександр Сергійович!»
У заключній частині можна використовувати різні варіанти. «З найкращими побажаннями», «З повагою», «З надією на співпрацю» та інше. Тут звернення повинні носити офіційний, але доброзичливий тон.
