Частині листа
Правильне ділове лист завжди поділено на кілька частин. Це вступна, основна і заключна. Причому вони пов’язані один з одним логічно.
Як правило, вступна частина містить у собі інформацію про тих обставин, які призвели до написання листа. Основний текст – це безпосередньо сам зміст, суть повідомлення. У заключній частині підводять підсумки, які можуть виражати відмову, згоду, прохання і так далі.
Принципи написання
Будь ділове повідомлення повинно бути написано наступним чином.
- Неупереджено.
- Адресно (тобто призначене конкретній особі).
- Аргументовано.
- Достовірно.
- Максимально повно.
- Вся інформація в тексті має бути актуальною на момент написання.
Особливості стилістики
Правила оформлення ділового листа свідчать, що необхідно дотримуватися суворої стилістики. Потрібно використовувати тільки ті засоби мови, які характерні для службових документів. Тобто, доречним буде офіційно-діловий стиль. Мова повинна відрізнятися наступними рисами.
- Офіційністю.
- Точність подачі інформації.
- Об’єктивністю.
- Структурованістю.
- Змістовним, але коротким викладом.
Суть справи слід викладати простими короткими реченнями, роблячи упор на дієслова. Не потрібно перевантажувати текст прикметниками, застосовувати маловідомі і вузькоспеціалізовані терміни, які може не зрозуміти адресат. Це викличе тільки негатив і відторгнення. Краще постаратися пояснити простими, зрозумілими словами, побільше фактів і конкретики. Наявність малоинформативных і «водянистих» текстів діловий стиль не допускає.
До заключної частини не варто підводити непотрібними і довгими мовними зворотами. Також не підійдуть нелогічні і неузгоджені пропозиції. Тому дієприслівникові і причетні обороти краще виключити. У кожному абзаці повинна бути відображена тільки одна певна думка. Після завершення тексту краще кілька разів перевірити його на помилки, прочитавши листа вголос.
