Проставлення підпису
В самому низу аркуша відправник повинен поставити свій підпис. Але надзвичайно важливо зробити це правильно, щоб документ мав офіційний вигляд.
Потрібно вказати посаду, ініціали, прізвище, а навпаки поставити підпис. Додатково можна вказати контактні дані (особистий електронну адресу або телефон). Це продемонструє одержувачу готовність спілкуватися і співпрацювати.
Особливості відмови
Також важливо знати, як скласти діловий лист, якщо потрібно дати відмова в чому-небудь. Адже навіть завуальований негатив або відмова не залишиться непоміченим і спричинить за собою неприємні наслідки. Після такого не можна буде розраховувати на позитивний або хоча б нейтральне до себе ставлення. При складанні листа не треба піддаватися емоціям. Краще тримати себе в рамках, навіть якщо адресат дуже дратує. Листи-відмови завжди слід перечитувати кілька разів, особливу увагу звертаючи на тон послання.
Повідомлення не слід починати з категоричного «ні», в якій би формі воно не виражалося. В іншому випадку у адресата створиться враження, що він нецікавий і не має ніякого значення. Спочатку краще викласти ненадумано переконливі пояснення. Коли причини відмови будуть коротко перераховані, можна плавно перейти до констатації факту. При цьому, згідно етикету ділового листа, рекомендується використовувати формулювання наступного типу.
- На жаль, у нас немає можливості виконати ваше прохання.
- Нам щиро шкода, але ми змушені відмовитися від вашої пропозиції.
- Глибоко шкодуємо, але ми не можемо задовольнити ваше прохання з наступних причин.
В ідеалі на початку листа варто коротко викласти прохання адресата. Так він зрозуміє, що з його пропозицією дійсно ознайомилися, і напевно це оцінить.
