Сьогодні практично всі активно користуються інтернетом. Але ділове листування не перестала бути актуальною і важливою. Її просто перенесли на інші носії. Як правильно складати і оформляти ділове лист, розповість публікація.
Що може містити ділове послання?
Насамперед, ділова переписка надає можливість обмінятися якимись думками або пропозиціями з співробітниками і партнерами по бізнесу. В листі можна викладати прохання, претензії та інші думки для усунення непорозуміння між компаніями. В цілому ділове листування являє собою різновид офіційної кореспонденції.
Відмінності від інших листів
Основні відмінності можна звести до наступного.
- Стилістика викладу.
- Наявність службової субординації.
- Лексика без сильного вираження емоцій.
- Як правило, лист займає більше однієї сторінки.
- Шрифт по всьому тексту однаковий (не малий і не великий).
- Зазвичай складається на офіційному бланку організації.
Види ділових листів
Зміст тексту буде залежати від того, який вид листа необхідно скласти. Їх умовно можна розділити на кілька груп.
Листи, на які потрібно дати відповідь:
- Запит.
- Прохання.
- Вимога.
- Пропозицію.
- Звернення.
Листи, на які відповідь давати не потрібно:
- Інформаційне.
- Повідомний.
- Супровідний.
- Гарантійне.
- Попередження.
- Нагадування.
Листи комерційного характеру. Вони зазвичай потрібні в період дії договору або для укладання угоди:
- Прохання.
- Відповідь на запит.
- Нагадування.
- Претензія.
- Оферта. Це пропозиція укласти договір або здійснити операцію.
- Попередження про необхідність виконання обов’язків, про припинення домовленостей і так далі.
Некомерційні листа:
- Запрошення.
- Інформування про що-небудь.
- Висловлення вдячності.
- Рекомендації.
- Прохання.
- Інструкції.
- Супровідний лист.
- Вираз співчуття.
- Привітання з якого-небудь приводу.
- Гарантійний лист.
- Підтвердження про отримання товару, надання послуги і так далі.
Класифікація ділових листів по структурі:
- Складене по суворому зразком.
- Написаний у вільній формі.
Види залежно від адресата:
- Звичайна. Направляється одному адресату.
- Колективне. Відправляється одній людині, але від кількох осіб.
- Циркуляр. Надсилається кільком адресатам.
За формою листи бувають такі:
- Надіслані в звичайних поштових конвертах.
- Вручені особисто.
- Відіслані у вигляді факсу.
- Спрямовані по електронній пошті.
Як видно, ділове повідомлення може бути оформлене по-різному і з різними намірами. Але варто відзначити, що в деяких випадках з етичних міркувань його необхідно писати від руки, а не друкувати на комп’ютері. Це стосується привітань і співчуття.
Частині листа
Правильне ділове лист завжди поділено на кілька частин. Це вступна, основна і заключна. Причому вони пов’язані один з одним логічно.
Як правило, вступна частина містить у собі інформацію про тих обставин, які призвели до написання листа. Основний текст – це безпосередньо сам зміст, суть повідомлення. У заключній частині підводять підсумки, які можуть виражати відмову, згоду, прохання і так далі.
Принципи написання
Будь ділове повідомлення повинно бути написано наступним чином.
- Неупереджено.
- Адресно (тобто призначене конкретній особі).
- Аргументовано.
- Достовірно.
- Максимально повно.
- Вся інформація в тексті має бути актуальною на момент написання.
Особливості стилістики
Правила оформлення ділового листа свідчать, що необхідно дотримуватися суворої стилістики. Потрібно використовувати тільки ті засоби мови, які характерні для службових документів. Тобто, доречним буде офіційно-діловий стиль. Мова повинна відрізнятися наступними рисами.
- Офіційністю.
- Точність подачі інформації.
- Об’єктивністю.
- Структурованістю.
- Змістовним, але коротким викладом.
Суть справи слід викладати простими короткими реченнями, роблячи упор на дієслова. Не потрібно перевантажувати текст прикметниками, застосовувати маловідомі і вузькоспеціалізовані терміни, які може не зрозуміти адресат. Це викличе тільки негатив і відторгнення. Краще постаратися пояснити простими, зрозумілими словами, побільше фактів і конкретики. Наявність малоинформативных і «водянистих» текстів діловий стиль не допускає.
До заключної частини не варто підводити непотрібними і довгими мовними зворотами. Також не підійдуть нелогічні і неузгоджені пропозиції. Тому дієприслівникові і причетні обороти краще виключити. У кожному абзаці повинна бути відображена тільки одна певна думка. Після завершення тексту краще кілька разів перевірити його на помилки, прочитавши листа вголос.
Вимоги до бланку
Згідно з правилами ділового листа, його краще оформляти на фірмовому бланку компанії. До нього висуваються наступні основні вимоги.
- Посередині бланка потрібно вставити Герб РФ, якщо підприємство є державним.
- Лист розміщувати на аркуші формату А4.
- Зліва залишати поле порожнім (хоча б 3 сантиметра). Це необхідно, тому що через якийсь час матеріали будуть підшиті до решти документів.
- Самим оптимальним шрифтом вважається стандартний «Таймс Нью Роман», розміру 12 і з міжрядковим інтервалом 1,5-2. Він найкраще сприймається при читанні.
- У шапці листа потрібно вказати назву організації, її фактичний і юридична адреса, телефон та електронну пошту.
Особливості оформлення
Якщо на оформлення ділового листа знадобилося кілька сторінок, то потрібно нумерувати, починаючи з другої. Для цього рекомендується використовувати арабські цифри. Точки поруч з номерами ставити не потрібно.
Лист обов’язково слід ділити на абзаци і при необхідності на підзаголовки. Текст не повинен мати вигляд суцільного потоку, оскільки буде погано сприйматися. Абзаци покажуть, де закінчуються і починаються інші думки.
Важливо відзначити, що для листування неприйнятні помилки, підчистки і виправлення. Вони будуть свідчити про неграмотність і несерйозності опонента.
Використовувані реквізити
У листі, як правило, вказують наступну інформацію.
- Повна назва компанії, а не тільки абревіатуру.
- Номер телефону, факсу, рахунку та електронну пошту.
- Адресата. Причому назва компанії варто вживати в давальному відмінку. Якщо потрібно вказати прізвище та посаду, то рекомендується використовувати давальний відмінок. Якщо в одержувача є звання або науковий ступінь, то це потрібно вказувати перед ім’ям людини.
Важливо зауважити, що кожний реквізит слід писати з великої літери і з нового рядка.
Звертання в діловому листі
Офіційне повідомлення завжди повинне оформлятися в нейтральному тоні. Такий же вигляд повинні мати і звернення до адресата. Фрази на кшталт «Добрий день» будуть недоречні. Якщо хочеться привітати, то краще використовувати формальне «Здрастуйте». Але самим грамотним варіантом вважається звернення по імені-по батькові. Причому неважливо, скільки триває знайомство з адресатом. У листі не можна застосовувати коротку форму імені (наприклад, Петя, Аня і так далі).
Зберегти міжособистісну дистанцію, виявити повагу до людини старше за віком або вища за посадою допоможе звернення на «ви». Проте варто відзначити, що в деяких компаніях, навпаки, прийнято вживання «ти» при спілкуванні навіть в листі.
Варто зауважити, що звернення «Шановний пан» не можна використовувати без подальшого зазначення імені цієї людини. Також потрібно уникати скорочень «пан», «пані». Якщо потрібно звернутися до групи осіб, то допускається не вказувати імена. Тоді можна коротко написати: «Шановні панове!» За правилами після звернення по імені потрібно завжди ставити знак оклику. Наприклад, така фраза в діловому листі буде мати наступний вигляд. «Шановний Олександр Сергійович!»
У заключній частині можна використовувати різні варіанти. «З найкращими побажаннями», «З повагою», «З надією на співпрацю» та інше. Тут звернення повинні носити офіційний, але доброзичливий тон.
Оформлення заключній частині
Правильно закінчити лист теж дуже важливо. У заключній частині потрібно підвести підсумок того, про що говорилося раніше. Однак не варто розтягувати умовиводи на 10 пропозицій. Слід пам’ятати, що в діловому стилі цінується лаконічність та стислість. Краще обмежитися простими фразами. Для прикладу наведено кілька конструкцій, доречних у заключній частині ділового листування. Ділові листи потрібно завершувати максимально коректно і ввічливо.
- Подяка за допомогу чи увагу. «Дозвольте висловити вдячність за…». «Дякуємо!»
- Запевнення адресата в чому-небудь. «Були б раді співпрацювати з Вами».
- Вираження надій на майбутнє. «Сподіваємося отримати від Вас відповідь найближчим часом».
- Прохання про що-небудь. «Будемо вдячні, якщо повідомите про результати».
- Вибачення за заподіяні незручності. «Просимо вибачення за затримку оплати».
Як попрощатися з адресатом
Незважаючи на те, що ділова переписка, в діловому листі можна попрощатися по-різному. Для цього слід використовувати так звані закривають фрази.
В якості прикладу можна навести наступні варіанти:
- Щиро Ваш.
- З повагою.
- З найкращими побажаннями.
- Бажаю успіхів в роботі.
- Сподіваємося продовжити співпрацю.
- Ради були надати послугу.
Можуть бути й інші варіанти. Тут вибір завершальній фрази – це виключно справа смаку.
Проставлення підпису
В самому низу аркуша відправник повинен поставити свій підпис. Але надзвичайно важливо зробити це правильно, щоб документ мав офіційний вигляд.
Потрібно вказати посаду, ініціали, прізвище, а навпаки поставити підпис. Додатково можна вказати контактні дані (особистий електронну адресу або телефон). Це продемонструє одержувачу готовність спілкуватися і співпрацювати.
Особливості відмови
Також важливо знати, як скласти діловий лист, якщо потрібно дати відмова в чому-небудь. Адже навіть завуальований негатив або відмова не залишиться непоміченим і спричинить за собою неприємні наслідки. Після такого не можна буде розраховувати на позитивний або хоча б нейтральне до себе ставлення. При складанні листа не треба піддаватися емоціям. Краще тримати себе в рамках, навіть якщо адресат дуже дратує. Листи-відмови завжди слід перечитувати кілька разів, особливу увагу звертаючи на тон послання.
Повідомлення не слід починати з категоричного «ні», в якій би формі воно не виражалося. В іншому випадку у адресата створиться враження, що він нецікавий і не має ніякого значення. Спочатку краще викласти ненадумано переконливі пояснення. Коли причини відмови будуть коротко перераховані, можна плавно перейти до констатації факту. При цьому, згідно етикету ділового листа, рекомендується використовувати формулювання наступного типу.
- На жаль, у нас немає можливості виконати ваше прохання.
- Нам щиро шкода, але ми змушені відмовитися від вашої пропозиції.
- Глибоко шкодуємо, але ми не можемо задовольнити ваше прохання з наступних причин.
В ідеалі на початку листа варто коротко викласти прохання адресата. Так він зрозуміє, що з його пропозицією дійсно ознайомилися, і напевно це оцінить.
Особливості складання електронного листа
Сьогодні люди все частіше цікавляться, як пишеться ділове лист, якщо його потрібно відправити по електронній пошті. Для такої кореспонденції діють ті ж правила, про які говорилося раніше. Однак у електронних ділових повідомлень є свої особливості.
- Логін повинен бути солідним і адекватним. Наприклад, [email protected] – поганий варіант, а [email protected] – гарний.
- Поле «тема» завжди важливо заповнювати. Воно дасть зрозуміти, про що піде мова в повідомленні. Якщо лист призначений незнайомій особі, то заголовок повинен бути цікавим. Але важливо не перестаратися. Теми в дусі «Унікальна пропозиція тільки зараз», «Терміново» тільки викликають відторгнення. Заголовок потрібно скласти з 3-5 слів, вклавши в них суть послання.
- Якщо листування ведеться з незнайомою людиною, то спочатку потрібно йому розповісти, як про нього дізналися і чим займається компанія. Без такого вступу повідомлення можуть порахувати спамом і відразу ж видалити.
- Важливі моменти в тексті краще виділити напівжирним шрифтом. При цьому неприпустимо використовувати різні кольори.
- В електронному діловому листі не можна застосовувати «капс». Навіть у підзаголовках і назві теми не повинно бути суцільних заголовних букв. Те ж стосується дубльованих знаків пунктуації.
- Текст краще поділяти на абзаци, залишивши між ними порожній рядок.
- Чим коротше буде повідомлення, тим швидше на нього відреагують.
- Підпис ставити потрібно обов’язково. Вона в електронних листах зазвичай складається з декількох рядків, включає в себе ім’я та посаду відправника, назва компанії, телефон та адреса сайту.
- До листа можна додати текстові файли та зображення. Це дуже зручно, адже додаткові матеріали, коментарі, роз’яснення та розгорнуті описи відволікають від суті. Тому їх краще розміщувати в тексті листа, а у вкладених файлах.
- Якщо ділове листування йде давно встановилися теплі довірчі відносини, то в електронному листі допускається використання смайликів. Вони допоможуть трохи «оживити» і розрядити спілкування. Але зловживати ними не варто, а в паперових листах вони взагалі неприпустимі.
Інструкція щодо написання листа
Складання ділового листа можна розділити на кілька етапів.
1. Спочатку потрібно вказати адресата. Для цього у верхньому правому куті бланка потрібно написати ініціали, прізвище та посаду отримувача. Якщо адресат – це організація, то потрібно зазначити її юридичну адресу.
2. Звернення до одержувача. Його слід розміщувати нижче посередині бланка. Раніше вже говорилося, якісь фрази можна використовувати. Зазвичай звернення має вигляд: «Шановний Ігоре Петровичу!»
3. Виклад мети. Нижче з нового рядка потрібно написати головні думки, всю суть, згадуючи причини звернення. Якщо мова йде про якісь проблеми, то варто запропонувати варіанти її вирішення. Якщо це пропозиція про співпрацю, то потрібно пояснити, як воно буде відбуватися. Якщо ж у листі відображена скарга, то варто попросити про прийняття конкретних заходів. Словом, одержувач з тексту повинен зрозуміти, що конкретно від нього хочуть.
4. Заключна частина. І, нарешті, з нового рядка потрібно вставити завершальну фразу і підпис.
Далі буде розглянуто кілька зразків ділових листів, щоб стало ще зрозуміліше, як саме їх складати.
Лист подяки
Цей приклад демонструє, який вигляд може мати лист-подяку. Проте в даному прикладі є один недолік. Замість рядка «В компанію «Флагман»» можна було вставити вітальну фразу і імена тих, кому лист призначався.
Лист-запит
Це зразок ділового листа-запиту. В ньому ніяких недоліків немає. Були дотримані всі правила складання офіційного листа. З тексту стає зрозуміло, яка проблема виникла і що необхідно зробити для її вирішення. Також в повідомленні містяться всі контактні дані, вітальне звернення, завершальна фраза і підпис.
Отже, публікація продемонструвала, як потрібно складати листи, призначені для ділових партнерів. Це слід робити правильно і грамотно, щоб не вдарити в бруд обличчям. Адже від цього залежить майбутнє компанії. Також важливо вчасно відповісти на ділове повідомлення. Це можна зробити протягом трьох-семи днів з моменту одержання листа.
