Що таке штатний розпис? Це бланку уніфікованої форми, який використовується з метою зазначення складу персоналу організації та її структури. У цій статті розглянемо всі тонкощі заповнення списку штатних одиниць та його особливості.
Уніфікована форма штатного розкладу Т-3
Починаючи з 2013 року, на федеральному рівні було прийнято рішення не використовувати затверджені форми для формування деяких кадрових документів. Організаціям надана свобода у розробці своїх власних бланків штатного розкладу.
Універсальна форма Т-3, тим не менш, є досить зручним і вже стали звичним способом створення такого розкладу. Крім цього, дана форма містить в собі всю необхідну інформацію. Таким чином, вона продовжує використовуватися у багатьох організаціях. Зразок штатного розпису буде представлений в даній статті.
Слід пам’ятати, що уніфікована форма бланка була розроблена і затверджена Держкомстатом ще в 2004 році. Таким чином, форма Т-3 штатного розкладу являє собою загальноприйнятий зразок для заповнення списку штатних посад. У разі, якщо організація вирішує розробити свою форму, вона все-одно візьме за основу саме цей бланк як універсальний і практичний.
Відомості у формі Т-3
Що таке штатний розпис? Список посад є обов’язковим внутрішнім нормативним документом, який повинен бути присутнім в будь-якій організації, навіть якщо це індивідуальний підприємець. Перелік штатних посад повинен містити такі відомості:
Головна задача списку штатних одиниць – ідентифікація чисельності персоналу, структури організації та обсяг фонду оплати праці. Даний документ не повинен містити особисті дані співробітників і посадову розстановку.
Наказ про штатному розкладі підписує керівник організації.
Штатний список (або так зване штатний заміщення) не регулюється нормативними документами. На відміну від штатного розкладу, заміщення не вважається обов’язковим нормативним документом у організації, однак часто заповнюється за замовчуванням. Це можна пояснити тим, що воно дає можливість контролювати вакансії, а штатна одиниця при прийомі співробітника за сумісництвом може ділитися кількома працівниками. Штатний заміщення складається, як правило, спираючись на штатний розклад, заповнене за формою Т-3. До нього додається стовпець, де зазначаються особисті дані співробітників. Штатний заміщення зберігається в організації 75 років. Зразок штатного розкладу представлений нижче.
Код структурного підрозділу
Заповнення форми за штатним розкладом може бути доручено практично будь-якого співробітника, який працює в організації. Воно повинно бути завірено підписом керівника організації, а також затверджено його наказом. Порядок, згідно з яким виробляється затвердження даного документа, повинен бути прописаний в установчих документах організації.
Вперше складеним розкладом в 1С дається перший номер, а в подальшому використовується наскрізна нумерація. Обов’язковими даними, зазначеними в штатному розкладі, вважаються дата, коли воно було складено, і дата початку його дії. Ці дві дати можуть бути різними. Також форма Т-3 штатного розкладу організації передбачає зазначення строку дії переліку посад, а також даних про наказ на його затвердження та кількість одиниць в організації.
Саму основну таблицю штатного розкладу починають, як правило, оформляти, вказуючи коди структурних підрозділів організації. Найчастіше коди зазначаються в тому порядку, який дає можливість встановити ієрархію і саму структуру організації в цілому.
У випадку, коли в організації є представництва та філії, це також враховується в штатному розкладі як структурний підрозділ і вноситься відповідним чином. Якщо керівнику філії надано право на самостійне затвердження і зміну штатного розпису, воно складається як частина документа по всій організації.
Заповнення основної таблиці
Третя графа повинна містити найменування посади у штатному розкладі, спеціальності і сфери професійної діяльності. Вказувати їх треба без використання скорочених форм у називному відмінку. Роботодавець визначає назву професії і посади. Однак, якщо робота належить до важких умов праці, а також надання пільг, то при заповненні форми штатного розкладу слід враховувати наступні документи:
Коли організація оформляє співробітника з метою виконання конкретного виду робіт, а не для вступу в певну посаду, це також має бути відображено в штатному розкладі.
Четверта графа містить відомості про кількість одиниць в штаті організації. Це можуть бути як повні, так і неповні штатні одиниці. Останні вказуються в документі в частках, а саме 0,5, 0,75 і т. д. Затвердження штатного розкладу покладено на керівника.
П’ятій графі при складанні переліку штатних одиниць слід приділити особливу увагу. Вона включає в себе ставку за тарифом в рублях. При найпростішому варіанті заповнення в дану графу включаються відомості про фіксованої місячної ставки.
Однак на практиці досить часто виникає проблема, так як фіксованого розміру оплати праці не передбачено. Наприклад, це актуально для такої форми оплати, як відрядна. У цьому разі в графі ставиться прочерк, а в наступної десятої графі позначається відрядно-преміальна або відрядна оплата. Також вписується посилання на нормативний документ, який визначає порядок призначення оплати праці, в тому числі її розмір за конкретну робочу норму. За цим же принципом рекомендується заповнювати штатний розклад на працівників, для яких встановлена погодинна оплата. У разі, якщо штатний розклад передбачає наявність неповної одиниці в штаті, графа з тарифними ставками заповнюється як для повного окладу, визначеного за даною посадою.
Графи 6, 7 і 8 містять інформацію про надбавки не тільки прийняті безпосередньо в організації, як наприклад за підвищену відповідальність, ненормований робочий день, стаж і знання іноземних мов, але і передбачені законодавчо, наприклад, за роботу в тяжких умовах Крайньої Півночі.
Правила штатного розкладу передбачають заповнення цих пунктів в рублевому еквіваленті. Якщо надбавок в організації передбачено більше, ніж рядків у стандартному штатному розкладі, то їх кількість допускається збільшити спеціальним наказом про внесення змін у форму документа. Якщо надбавки встановлюються у процентному співвідношенні, то слід діяти як у попередньому випадку.
Дев’ята графа форми штатного розкладу, містить пункт «Усього за місяць» оформляється тільки в разі, якщо всі дані вносилися в рублевому еквіваленті. У правилах заповнення переліку штатних одиниць вказується на те, що якщо графи з 5 по 9 не виходить заповнити в рублях, то допустимо використовувати інші показники, наприклад, відсотки або коефіцієнти. Однак на практиці це навряд чи можливо. Тому в більшості організацій в даному випадку ставляться прочерки у всіх рядках, а в десятій графі, що містить примітки, вказується посилання на нормативні акти. Відсилання до документа, який дає право на визначення обсягу надбавки за стаж дозволяє не переробляти штатний розклад при зміні суми. Десята графа також призначена для внесення будь-яких відомостей.
Особливості заповнення
Універсальна форма Т-3 штатного розкладу передбачає наявність підписів головного бухгалтера і начальника відділу кадрів, проте друку на нього не ставляться. Закон не визначає терміни затвердження і періодичність складання переліку штатних одиниць. Роботодавцю надається можливість самостійно вирішити це питання. Зміни в перелік штатних одиниць вносяться в тому випадку, якщо виникає необхідність включити в нього нові структурні підрозділи або посади. Те ж стосується виключення пунктів розкладу, а також зміни окладу, найменування посад або підрозділів. Будь-які поправки, що вносяться у розклад, повинні бути підкріплені наказом керівника організації. 
Існує два способи внесення поправок до переліку штатних посад, а саме:
Штатний розклад в 1С скласти досить просто.
Якщо штат або чисельність працівників скорочується або змінюється оклад, це також має бути відображено в штатному розкладі. При цьому має бути враховано, що зміни повинні набути чинності не пізніше двох місяців після підписання відповідного наказу. Це правило обумовлене тим, що співробітник повинен бути сповіщений про скорочення або зміни в оплаті праці за два місяці.
Однак що таке штатний розклад, знають не всі. Це – документ постійного зберігання в організації. Контрольно-наглядові організації, приміром, ФСС, ПФР, податкові органи, інспекція по праці і т. д. можуть зажадати надати їм даний документ в ході перевірки. При цьому, якщо організація не виконує цю умову, її можуть оштрафувати в розмірі 200 рублів за кожний документ, який не був наданий на вимогу належної організації.
Письмове ознайомлення співробітників
У багатьох виникає питання, чи є необхідність в письмовому ознайомлення працівників з наказом про штатному розкладі. Федеральна організація праці та зайнятості населення дає необхідні роз’яснення з даного питання у своєму листі від 2014 року. У ньому пояснюється статус розкладу штатів організації. За Рострудом, у свою чергу, Уряд закріпив на законодавчому рівні 2004 року функції з інформування та консультації керівників організацій, а також співробітників на предмет дотримання норм та приписів Трудового кодексу і права. Слід враховувати, що позиція Роструда не є нормативним правовим актом.
Трудовий кодекс наказує письмове ознайомлення працівника при прийомі на роботу та до підписання договору з внутрішнім розпорядком, а також іншими нормативними актами локального призначення, які безпосередньо пов’язані з професійною діяльністю нового працівника. Також в пакет документів на ознайомлення входить колективний договір.
Держкомстат видав у 2004 році Постанову, згідно з якою форма Т-3 для оформлення штатного списку використовується з метою формування структури, складу і чисельності організації з урахуванням її статуту. З 2013 року форма Т-3 була скасована і є необов’язковою.
Локальний нормативний акт
Як було описано вище, штатний розклад на рік є локальним нормативним актом, в якому прописано зведене поділ праці серед працівників організації. Роструд у своєму зверненні наголосив, що хоч воно і є локальним нормативним актом, однак до трудової діяльності ніякого відношення не має. З цієї причини роботодавцю необов’язково давати працівникові на ознайомлення даний документ при прийомі на посаду. Однак не виключається, що обов’язкове письмове ознайомлення працівників зі штатним списком може бути внесено в один з пунктів колективного договору, локального нормативного акта або угоди.
Прийом працівника на посаду поза штатного розкладу
Така проблема часто постає перед роботодавцем. Перш ніж розібратися в даному питанні, слід зрозуміти, чи є оформлення списку штатних одиниць суворо обов’язковим. Багато організації нехтують цим документом.
Під трудовими маються на увазі відносини між роботодавцем і працівником, що передбачають виконання за плату певної трудової функції, тобто роботи за посадою згідно зі штатним списком. Даний пункт регулюється статтею 15 Трудового кодексу.
Трудовий договір, відповідно до статті 57, повинен містити певні відомості, а саме:
Крім відомостей про працівника та його роботодавця, в трудовий договір обов’язково повинні бути включені:
Якщо під час укладення договору не були включені всі необхідні відомості або умови, передбачені законодавством, це не вважається підставою для розірвання угоди і визнання його недійсним. Відсутні відомості можуть бути внесені в додаток до договору або додаткову угоду. Всі ці додаткові документи будуть частиною основної угоди.
Інші відомості
Трудовий договір також може передбачати інші умови, якщо вони не суперечать законодавчим нормам і не погіршують становище працівника. Зокрема такими відомостями можуть стати:
Також в трудовий договір включаються відомості про додаткове страхування пенсійного забезпечення співробітника. За угодою сторін в нього можуть вноситися обов’язки і права працівника і роботодавця, передбачені трудовим законодавством і іншими правовими актами, а також відбуваються з умов колективного договору конкретної організації.
Якщо які-небудь з перерахованих вище пунктів не були внесені до умов трудової угоди, це не може кваліфікуватися як привід для невиконання або відмови в реалізації прав і обов’язків.
Висновок
Таким чином, норми трудового законодавства передбачають обов’язковість оформлення штатного розкладу організацією і його подальше використання при прийомі на роботу нового співробітника і укладення з нею трудової угоди. Тобто, виходить, що взяти на роботу працівника на посаду, яка не відображена в штатному розкладі, не представляється можливим. Це буде порушенням законів Російської Федерації. Список штатних посад є строго обов’язковим документом для оформлення будь-якої офіційної організації.
Ми розглянули, що таке штатний розклад.
