Заповнення основної таблиці
Третя графа повинна містити найменування посади у штатному розкладі, спеціальності і сфери професійної діяльності. Вказувати їх треба без використання скорочених форм у називному відмінку. Роботодавець визначає назву професії і посади. Однак, якщо робота належить до важких умов праці, а також надання пільг, то при заповненні форми штатного розкладу слід враховувати наступні документи:
Коли організація оформляє співробітника з метою виконання конкретного виду робіт, а не для вступу в певну посаду, це також має бути відображено в штатному розкладі.
Четверта графа містить відомості про кількість одиниць в штаті організації. Це можуть бути як повні, так і неповні штатні одиниці. Останні вказуються в документі в частках, а саме 0,5, 0,75 і т. д. Затвердження штатного розкладу покладено на керівника.
П’ятій графі при складанні переліку штатних одиниць слід приділити особливу увагу. Вона включає в себе ставку за тарифом в рублях. При найпростішому варіанті заповнення в дану графу включаються відомості про фіксованої місячної ставки.
Однак на практиці досить часто виникає проблема, так як фіксованого розміру оплати праці не передбачено. Наприклад, це актуально для такої форми оплати, як відрядна. У цьому разі в графі ставиться прочерк, а в наступної десятої графі позначається відрядно-преміальна або відрядна оплата. Також вписується посилання на нормативний документ, який визначає порядок призначення оплати праці, в тому числі її розмір за конкретну робочу норму. За цим же принципом рекомендується заповнювати штатний розклад на працівників, для яких встановлена погодинна оплата. У разі, якщо штатний розклад передбачає наявність неповної одиниці в штаті, графа з тарифними ставками заповнюється як для повного окладу, визначеного за даною посадою.
Графи 6, 7 і 8 містять інформацію про надбавки не тільки прийняті безпосередньо в організації, як наприклад за підвищену відповідальність, ненормований робочий день, стаж і знання іноземних мов, але і передбачені законодавчо, наприклад, за роботу в тяжких умовах Крайньої Півночі.
Правила штатного розкладу передбачають заповнення цих пунктів в рублевому еквіваленті. Якщо надбавок в організації передбачено більше, ніж рядків у стандартному штатному розкладі, то їх кількість допускається збільшити спеціальним наказом про внесення змін у форму документа. Якщо надбавки встановлюються у процентному співвідношенні, то слід діяти як у попередньому випадку.
Дев’ята графа форми штатного розкладу, містить пункт «Усього за місяць» оформляється тільки в разі, якщо всі дані вносилися в рублевому еквіваленті. У правилах заповнення переліку штатних одиниць вказується на те, що якщо графи з 5 по 9 не виходить заповнити в рублях, то допустимо використовувати інші показники, наприклад, відсотки або коефіцієнти. Однак на практиці це навряд чи можливо. Тому в більшості організацій в даному випадку ставляться прочерки у всіх рядках, а в десятій графі, що містить примітки, вказується посилання на нормативні акти. Відсилання до документа, який дає право на визначення обсягу надбавки за стаж дозволяє не переробляти штатний розклад при зміні суми. Десята графа також призначена для внесення будь-яких відомостей.
