KPIs – що це? Поняття розшифровується як Key Performance Indicators і перекладається “Показники діяльності підприємства”. Використовується для того, щоб допомогти компанії виконати стратегічні і тактичні цілі. Грає одну з головних ролей в адекватній оцінці стану компанії, реалізації стратегії. Впровадження системи KPI допомагає виробляти контроль активності працівників, що сприяє виведенню організації на новий рівень. Постановка задач і отримання бонусів за виконання, як показує практика, збільшують працездатність співробітників.
KPIs. Що це?
Цей показник потрібен, щоб зрозуміти, чи виконала фірма або окремі її працівники завдання на поточний місяць. Індикатори продуктивності впливають на спосіб мотивування персоналу, формують рівень премії. Це досить ефективна система стимулювання. Але вона має сенс в тому випадку, коли застосовується щодо тих працівників, від яких безпосередньо залежить прибуток компанії. До їх числа відносяться менеджери з продажу, консультанти з підбору персоналу, страхові агенти. Система KPI ключових показників визначає результативність роботи адміністративно-управлінського відділу.
Управління по цілям
Управління за цілями – це спосіб регулювання діяльності, з допомогою якого можна передбачати можливі результати роботи, планувати шляхи досягнення результатів. Система розроблена в другій половині XX століття, сьогодні вона доповнена управлінськими концепціями, що її більшою мірою удосконалило – це метод КПЕ.
Автор ділиться своїми спостереженнями і повідомляє, що одне з найбільших впливів на розвиток організації надає аналіз ефективності діяльності частин організації. Він стверджує, що оцінка працездатності – це одна з слабо опрацьованих галузей управління. Підтверджує свої слова статистикою: 60 % керівників вищого рівня того часу незадоволені системою оцінки результатів діяльності.
Види ключових показників
Мотивація персоналу та KPI – це схожі поняття. З допомогою індексу ефективності роботи створюється система мотивації співробітників. Розрізняють кілька типів:
- запізнілі;
- випереджаючі.
Запізнілі показники KPI відображають результати діяльності за вибраний період. До них зазвичай відносять фінансові показники. Вони демонструють те, наскільки бажання замовника відповідає можливостям компанії. В силу того що підсумки підводяться в кінці поставленого терміну, описати ефективність на поточний момент неможливо.
Оперативні показники допомагають уявити, які фінансові ресурси будуть потрібні в майбутньому. Вони характеризують якість процесів, ступінь задоволеності замовника, показують, чим займаються підрозділи компанії в даний момент.
Впровадження KPI: правила і принципи
При розробці важливо знайти оптимальний баланс між цілями і наявними ресурсами. В основі створення ключових показників лежать наступні принципи.
- Надійні партнерські відносини між суб’єктами фірм. Саме це є стійкою базою для ефективного планування програми розвитку.
- Концентрація уваги на пріоритетних завданнях. Численні приклади показують, що з впровадженням нової системи виникає потреба в глобальних змінах. До них відноситься необхідність перегляду обсягу повноважень працівників, зміна структури підрозділів у цілому. Правильна розстановка пріоритетів допомагає безболісно впровадити новий метод.
- Облік всіх супутніх і допоміжних елементів при аналізі ефективності кожного KPI.
- Чітке розділення робочих процесів, узгодження операційних завдань зі стратегічною метою.
- Постачання кожного співробітника необхідними ресурсами для виконання поставленої задачі і координування процесів.
- Розробка механізмів контролю ходу роботи для персоналу і керівництва.
Ці принципи є напрямними елементами. Вони задають загальний курс, тому в залежності від роду діяльності компанії можуть бути додані деякі завдання. Після планування переходять до реалізації, відпрацьовується пілотний проект, проводиться аналіз. Потім відбувається повноцінне впровадження системи, що супроводжується комплексним моніторингом.
Мотивація команди на KPI
Мотивувати команду можна не лише грошима. Звичайно, грошову винагороду – це дуже сильний стимул для виконання поставлених планів. Однак деякі приємні бонуси, такі як позачергові вихідні, безкоштовне відвідування тренінгів та багато іншого, надихають співробітників не гірше, ніж зарплата. Система бонусного заохочення допомагає поліпшити ефективність. У цьому випадку оклад співробітника формує і результати роботи, і виконані планові завдання. Бонуси, отримані за закриті мети, обмінюються на гроші або подарунки.
У роботі однієї з успішних компаній застосовуються такі системи мотивації. За успіхи в роботі співробітники отримують внутрішню валюту. Для досягнення цілей вони докладають максимальних зусиль і виконують поставлені плани. Бали можна обміняти на один із запропонованих варіантів дозвілля: стрибок з парашутом, подорожі, новий гаджет та інше.
Плюси і мінуси
До переваг належить можливість збільшення винагороди співробітника. Часто це позитивно позначається на його мотивації. Крім того, працівник більшою мірою усвідомлює себе частиною організації, в якій працює. Його легше контролювати, оцінюючи тільки фіксовані обов’язки.
До недоліків відносяться такі ситуації, коли показників занадто багато і їх складно виконати, відповідно, це незначно впливає на розмір бонусів. Як наслідок, це негативно позначається на мотивації працівника.
Етапи розробки KPI. Приклади
Для кращого розуміння того, як будується ця система, необхідно розібрати живий приклад.
Необхідно розібрати ключові етапи роботи компанії “МаксРайз Консалтинг”. Це допоможе пояснити, що це – Kpi, більш докладно.
Основні моменти:
- аналіз організаційної структури компанії, функцій підрозділів і персоналу;
- вивчення відповідальності і компетенції всіх працівників;
- виявлення ключових стратегічних показників, визначення поточної результативності компанії;
- складання зв’язку між стратегією і показниками ефективності;
- розподіл цілей компанії по структурним підрозділам, розробка індивідуальних KPI для співробітників;
- розробка способу збору показників роботи;
- призначення виконавців для моніторингу і контролю функціонування системи;
- розробка системи матеріальної і нематеріальної мотивації на основі показників результативності;
- автоматизація системи.
Розробка KPI інтернет-маркетолога
Що це – Kpi, також легко зрозуміти на прикладі.
Формула розрахунку КПЕ буде працювати тільки тоді, коли всі завдання є вимірюваними. Можна виділити п’ять основних показників ефективності:
- зростання числа клієнтів;
- збільшення числа позитивних відгуків;
- підвищення лояльності клієнтів;
- розробка стратегії для повернення клієнтів і здійснення повторних покупок;
- збільшення впізнаваності та довіри до бренду.
Для виконання цих цілей маркетолог наймає дизайнерів, аналітиків, копірайтерів, програмістів. Для оплати їх роботи необхідно забезпечити відповідні матеріальні ресурси.
Для запуску системи KPI необхідно:
- виділити головну мету компанії і бажаний результат;
- конкретизувати цілі;
- розбити оклад маркетолога, призначити фіксовану суму і бонуси;
- визначити ключові показники оцінки;
- скласти план з оптимальним значенням показника ефективності.
Розрахунки для системи КПЕ маркетолога
Розрахунок KPI на практиці виглядає так. Вибираються всі показники ефективності: кількість залучених клієнтів, здійснених покупок поточними клієнтами, кількість позитивних відгуків. Визначається вага кожного показника. Це значення виходить виходячи із співвідношення загальної ваги, що дорівнює одиниці, а також ваги кожного показника. В результаті:
- індекс нових клієнтів – 0.5;
- повторних покупок – 0.25;
- відгуків – 0.25.
Тепер необхідно проаналізувати статичні дані за півроку. Середній показник приросту клієнтів – це 160. Протягом місяця 30 осіб здійснили повторну купівлю, 35 залишили позитивний відгук.
В якості планового значення можна призначити збільшення кожного показника на 20 %. Відповідно, за місяць потрібно привести 192 клієнта, зробити так, щоб 42 існуючих клієнта повторили покупку, а 42 людини залишили позитивні відгуки.
У результаті одержуємо наступні дані.
| Показник | KPI | мета | факт | індекс KPI |
| Приріст нових покупців | 0.5 | 20 % | 22 % | 0.55 |
| Повторні покупки | 0.25 | 20 % | 17 % | 0.212 |
| Позитивний відгук | 0.25 | 20 % | 30 % | 0.375 |
| Загальна | 1 | 1.137 |
З таблиці видно, що загальний індекс KPI склав 113.70 %, а значить, план перевиконано. Для отримання індексу KPI показника ефективності використовувалася наступна формула: вага × факт ÷ мета.
Призначення премії
Тепер необхідно розрахувати оплату маркетолога. Загальна сума винагороди – 800 одиниць. Розмір фіксованої ставки – 560 одиниць, премія – 240 одиниць. Повна премія видається за виконання на 100 % плану. Оскільки план був перевиконаний, призначається бонус. Після розрахунків виходить сума в 832 одиниці валюти.
Іноді підключаються нові значення. Це можуть бути показники невиконаних завдань, особливо в пріоритетних цілях. Наприклад, якщо з 100 % виконано лише 70, змінна частина не виплачується.
Висновок
Впровадження KPI ефективності – досить складний процес. Багатьом співробітникам важко переключитися з звичного способу роботи на нову систему. Опір долається поступовим впровадженням цього методу. Персоналу пояснюється, що таке показники ефективності, які переваги можна отримати. Нова система тестується протягом деякого часу, враховуються помилки, визначаються показники ефективності для кожного співробітника і компанії в цілому. Впровадження змінної зарплати здійснюється поетапно. Спочатку ставка складається на 90 % з фіксованої суми, а 10 % становить премія. Далі оклад співробітника складатиметься з 80 % фіксованої ставки і 20 % премії. Останнім етапом зміни способу оплати стане співвідношення 70 % на 30, де більша частина – це фіксована ставка.
Коефіцієнт ефективності не тільки збільшує результативність бізнесу, це згуртовує і мотивує команду. Завдяки цьому інструменту кожен працівник прагне принести прибуток.
