Особливості складання електронного листа
Сьогодні люди все частіше цікавляться, як пишеться ділове лист, якщо його потрібно відправити по електронній пошті. Для такої кореспонденції діють ті ж правила, про які говорилося раніше. Однак у електронних ділових повідомлень є свої особливості.
- Логін повинен бути солідним і адекватним. Наприклад, zaichonok-masha@mail.ru – поганий варіант, а director-petrov@gmail.com – гарний.
- Поле «тема» завжди важливо заповнювати. Воно дасть зрозуміти, про що піде мова в повідомленні. Якщо лист призначений незнайомій особі, то заголовок повинен бути цікавим. Але важливо не перестаратися. Теми в дусі «Унікальна пропозиція тільки зараз», «Терміново» тільки викликають відторгнення. Заголовок потрібно скласти з 3-5 слів, вклавши в них суть послання.
- Якщо листування ведеться з незнайомою людиною, то спочатку потрібно йому розповісти, як про нього дізналися і чим займається компанія. Без такого вступу повідомлення можуть порахувати спамом і відразу ж видалити.
- Важливі моменти в тексті краще виділити напівжирним шрифтом. При цьому неприпустимо використовувати різні кольори.
- В електронному діловому листі не можна застосовувати «капс». Навіть у підзаголовках і назві теми не повинно бути суцільних заголовних букв. Те ж стосується дубльованих знаків пунктуації.
- Текст краще поділяти на абзаци, залишивши між ними порожній рядок.
- Чим коротше буде повідомлення, тим швидше на нього відреагують.
- Підпис ставити потрібно обов’язково. Вона в електронних листах зазвичай складається з декількох рядків, включає в себе ім’я та посаду відправника, назва компанії, телефон та адреса сайту.
- До листа можна додати текстові файли та зображення. Це дуже зручно, адже додаткові матеріали, коментарі, роз’яснення та розгорнуті описи відволікають від суті. Тому їх краще розміщувати в тексті листа, а у вкладених файлах.
- Якщо ділове листування йде давно встановилися теплі довірчі відносини, то в електронному листі допускається використання смайликів. Вони допоможуть трохи «оживити» і розрядити спілкування. Але зловживати ними не варто, а в паперових листах вони взагалі неприпустимі.
