Бізнес – це командна гра. Не можна розібратися в усіх аспектах однаково добре. Однак брати фахівця у штат і платити йому зарплату не завжди рентабельно. Особливо на початковому етапі, коли компанія тільки встає на ноги. На допомогу приходить аутсорсинг. Що це?
Що таке аутсорсинг?
Уявіть, що фірма відкриває новий офіс. Є штат менеджерів, але хтось повинен перевезти обладнання, підключити оргтехніку, налаштувати комп’ютери та інтернет. Не створювати для цього окремі штатні одиниці вантажників і системних адміністраторів. А як же тоді бути?
Спробуємо пояснити на прикладі. Що ви робите, коли опиняєтеся в чужому місті без машини?
Берете в оренду чужий автомобіль: з водієм таксі, або без – напрокат. Точно так само можна вчинити і з персоналом: потрібна бригада вантажників чи потрібно налаштувати локальну мережу в офісі – зверніться в спеціалізовану фірму, яка на певний час надасть вам потрібну кількість кваліфікованих робітників. Це і є аутсорсинг. Що це – зрозуміло, йдемо далі.
Стороння організація може відповідати за певну ділянку вашого бізнесу, в якій штатні фахівці не дуже сильні. Часто невеликі фірми користуються послугами сторонніх юристів, бухгалтерів, кол-центрів.
Сторонні експерти проведуть незалежну оцінку майна або аудит компанії, коли вам важливо переконати в об’єктивності дослідження третю сторону – потенційних кредиторів або партнерів по бізнесу.
За це доведеться заплатити. Однак іноді це дешевше, простіше і швидше, ніж шукати підходящого фахівця самостійно і приймати його в штат.
Приблизна картинка щодо того, що це – аутсорсинг і як він працює, вже повинна була скластися у вас в голові. Тепер дамо цьому поняттю визначення:
Аусорсінг – передача певних функцій сторонньої організації, що діє в цій галузі, на підставі договору возмездного надання послуг.
Звучить складно, але, насправді, все простіше, ніж здається – ви знаходите відповідну фірму, укладаєте з нею договір і передаєте їй частину своїх функцій, наприклад ведення бухгалтерії. Причому за надання цих послуг вам доведеться заплатити.
Як не помилитися з вибором?
Тут є 2 важливих моменту:
Правильно вибрати організацію, якій ви збираєтеся довірити свою роботу.
Укласти договір, в якому детально прописати всі умови угоди: яка робота повинна бути виконана, з якою якістю і в які терміни. Важливо чітко розуміти, якого результату ви очікуєте від партнера. І він також повинен це розуміти.
Як підібрати надійного партнера?
Візьмемо таку послугу, як ведення бухгалтерії. Є різні компанії: невеликий ресторанчик, де працюють члени сім’ї, або величезна корпорація, яка будує нові мікрорайони. Точно так само різними будуть і фірми, що ведуть бухгалтерію у цих компаній.
Вам потрібно підібрати партнера, який:
-
відмінно розбирається в специфіці вашого бізнесу;
-
має зв’язки в потрібних колах: банки, щоб ви могли терміново оформити кредит, або в податковій інспекції;
-
володіє бездоганною репутацією серед фірм, подібних до вашої;
-
готовий працювати з вашими оборотами;
-
поділяє цілі, політику та місію вашого бізнесу.
Це непросто. Недарма бізнесмени кажуть, що знайти хорошого партнера складніше, ніж дружину. Ви з партнером повинні розуміти один одного з півслова. Тільки тоді вийде побудувати взаємовигідні і довгострокові відносини. Що це?
При аутсорсингу труднощі будуть завжди – незалежно від того, яку частину своєї роботи ви хочете перекласти на когось іншого. Непросто підібрати і фірму, що надає юридичні послуги, і тямущих продажників, і навіть недбайливі вантажники можуть доставити масу неприємностей.
Потрібно “притертися” один до одного. Партнерські відносини – це здатність поставити себе на місце іншого, бажання йти на компроміс. Ви повинні відчути це перш, ніж підпишете договір аутсорсингу.
Навряд чи вам пощастить з першого разу. Доведеться «перецеловаться з тисячею жаб», щоб знайти «свою царівну». Коли-небудь пощастить. Ви знайдете фірму, з якою вам комфортно і вигідно працювати.
Як тільки це відбудеться, прикладіть всі зусилля до того, щоб закріпити цю взаємну симпатію. Однак у світі бізнесу все змінюється дуже швидко. Тому будьте готові до того, що рано чи пізно вам доведеться розлучитися.
На що звернути увагу при підписанні договору?
Вам допоможуть логіка, обачність і здоровий глузд. Приділіть особливу увагу наступним моментам:
-
чітко визначте всі сервіси, які передаєте на аутсорсинг, складіть додаток до договору з докладною деталізацією;
-
обов’язково визначте дату початку і закінчення робіт, термін угоди – один з найважливіших пунктів договору;
-
обидві сторони повинні чітко розуміти весь процес роботи: які процедури належить виконати, в які терміни, як буде організований сам процес;
-
продумайте і чітко опишіть порядок розрахунків – ви не зможете попросити відстрочку, якщо вона не передбачена відповідним пунктом;
-
розділіть не тільки обов’язки, але і відповідальність, причому мало домовитися «на словах» – чітко пропишіть всі в договорі аутсорсингу;
-
визначте права і обов’язки сторін;
-
обов’язково опишіть порядок, умови і терміни розірвання договору;
-
передбачайте у договорі ключові показники ефективності – KPI, щоб підрядник розумів, яких показників від нього чекають.
Опрацювати ці пункти – ваш обов’язок як керівника бізнесу. Про все інше подбають ваші юристи. Але і сліпо довіряти своїм співробітникам не варто – завжди кілька разів і уважно читайте будь-який папір, перш ніж її підписати.
Які види аутсорсингу існують?
Відповідно до міжнародної системи класифікації, на цьому ринку виділяють:
-
виробничий аутсорсинг – рекламне агентство використовує потужності друкарні, щоб надрукувати календарі, візитки;
-
аутсорсинг окремих бізнес-процесів – бухгалтерію, юридичний відділ або кол-центр вашого бізнесу обслуговує стороння компанія;
-
аутсорсинг персоналу – ваш офіс охороняють співробітники приватного охоронного підприємства;
-
IT-аутсорсинг – вам роблять сайт і наповнюють його корисним контентом.
Додатково аутсорсинг можна розділити на зовнішній і внутрішній: вашу бухгалтерію веде стороння компанія в своєму офісі, тобто ззовні, а ваш товар сторожить охоронець – він знаходиться на вашій території, тобто всередині.
8 переваг аутсорсингу
Аутсорсинг – це вигідно, особливо для невеликих компаній. І ось чому:
-
не потрібно відволікатися на другорядні бізнес-процеси;
-
скорочення витрат часто постійно платити зарплату співробітникові виходить дорожче;
-
всі ресурси компанії концентруються на стратегічно важливих цілях;
-
зростає якість виробленої продукції;
-
відбувається поділ ризику і відповідальності зі сторонньою компанією;
-
дозволяє отримати кращих виконавців за прийнятну винагороду;
-
скорочує ризики дефіциту робочої сили або витратних матеріалів;
-
позитивно позначається на інвестиційній привабливості компанії.
Сергій Наумов, керівник регіональної спілки підприємців Воронежа, в інтерв’ю hr-portal, описуючи свій досвід, розповів, що аусорсінг допоміг йому позбавитися від власного автопарку і скоротити витрати в 2-3 рази.
За його словами, автопарк приносив тільки головний біль: постійно шукали запчастини, ремонтували стару техніку. Причому в цьому процесі були задіяні значні ресурси: доводилося тримати цілий штат водіїв, постачальників, механіків і платити їм зарплату. А ще для цього була потрібна охорона. Аутсорсинг вирішив проблему.
Чи справді все так гладко?
Згадаймо недавнє радянське минуле. Штат підприємства являв собою якийсь згуртований організм, єдине ціле. Це був колектив ентузіастів, які працювали не за гроші, а за ідею.
Всі вони поділяли спільну місію та цінності, рухалися в єдиному пориві. Були готові завжди прийти на допомогу товаришеві і замінити собою, якщо потрібно.
А тепер спробуйте також налагодити роботу, якщо в процесі бере участь десяток різних компаній, кожна з яких хоче урвати шматок пожирніше і відстоює лише власні інтереси, не піклуючись про інших і загальне благо.
Так як же бути? Радянська модель занадто важка, ненажерлива і неповоротка для сучасної економіки. А аутсорсинг, хоча і підвищує ефективність, не дозволяє колективу працювати як єдиний організм.
Вихід тільки один – шукати золоту середину. Не кожному підприємству потрібні сторонні кадри. Також, як і не кожний процес можна віддати на аутсорсинг.
Тут до кожної ситуації потрібно підходити індивідуально. Де-то вигідніше впроваджувати сучасні рішення і підвищувати ефективність, десь- тримати штатних фахівців.
Практика показує, що можна запроваджувати аутсорсинг там, де існує ризик аварії або зупинки безперервного виробництва. Якщо приймати рішення і діяти потрібно протягом декількох годин, а іноді і хвилин, відповідати за цю ділянку повинен тільки штатний спеціаліст. Особливо це стосується промислових підприємств і виробництв з підвищеним рівнем небезпеки.
10 причин відмовитися від аутсорсингу
Тепер, коли ви знаєте, що це таке – аутсорсинг, види та приклади якого були розглянуті вище, приймаючи рішення, зверніть увагу на наступне:
Латати фінансові дірки за допомогою аутсорсингу – не найкраще рішення. Якщо основні засоби знаходяться в аварійному стані, обладнання зношене і вимагає ремонту, обійтися тільки аутсорсингом навряд чи вийде. Тут потрібні капітальні інвестиції та модернізацію всього виробництва.
Своєму працівникові ви нарізаєте стільки завдань, скільки вважаєте за потрібне. Аутсорсер буде робити тільки те, що написано в договорі – не більше і не менше. Причому зовсім не обов’язково він буде це робити краще, ніж штатний співробітник. А ось «навантажити» його додатковими обов’язками точно не вийде.
Штатний співробітник дорожить своїм місцем роботи і відданий вам. У аутсорсера таких клієнтів, як ви, може бути десяток і навіть не один. Спробуйте затримати на тиждень оплату і відразу відчуєте різницю.
Навряд чи аутсорсер буде також добре розбиратися в специфіці саме вашої компанії, як штатний професіонал, який «виріс» у вашому колективі.
Аутсорсер одержує доступ до всієї документації вашої компанії. Зрозуміло, тільки в межах своєї компетенції, але тим не менш. Така людина цілком може використовувати отриману інформацію в своїх корисливих інтересах. Де гарантія, що такий працівник не «зіллє» інформацію вашим конкурентам?
Відгуки про аутсорсинг
Хтось ставиться до цього явища позитивно, інші – навпаки, всіляко проклинають той день, коли зважилися на подібний експеримент. І кожен розповість вам свою історію.
В основному люди скаржаться на низьку якість і недбале ставлення до роботи. Особливо якщо потрібний персонал з низькою кваліфікацією: вантажники, прибиральниці, пакувальники.
Аутсорсери набирають такий персонал за оголошенням в інтернеті, на зупинках, у громадському транспорті. Зарплати пропонують низькі, плинність скажена. Зрозуміло, що і “контингент” відповідний. Звідки взятися старанності і відповідальності? Люди приходять на кілька днів, в кращому випадку – місяців. Подібна організація аутсорсингу і створює цього виду діяльності негативну репутацію.
Інша справа – фірми з ім’ям, які займаються наданням послуг: бухгалтери, юристи, айтішники. Щоб витримати шалену конкуренцію, вони просто змушені залучати тільки кваліфікований персонал та працювати з повною віддачею.
Швидше за все, про таких компаніях ви знайдете тільки позитивні відгуки. Однак і на такі дрібниці аутсорсери не розмінюються. За свою роботу вони відповідають репутацією. Тому і вартість аутсорсингу відповідає якості.
Тут все залежить від розміру вашого бізнесу і поставленого завдання. Якщо вам потрібно, щоб хто-то раз в квартал здавав за вас звіти в податкову, подібна фірма вам не підійде. Занадто висока у них вартість послуг.
Крім того, навряд чи вони погодяться працювати з невеликою компанією або ВП. Таким фірмам цікавий масштаб.
Вам же доведеться пошукати кого-то скромніше. Однак тут і ризик нарватися на некомпетентність зростає багаторазово. Аутсорсингова компанія (що це таке, дивіться вище) повинна відповідати вашому рівню: масштабом бізнесу, обігу та досвіду.
Звертайте увагу тільки на компанії у своїй «ваговій категорії». Якщо ви тільки починаєте, немає сенсу читати відгуки про лідерів ринку. Придивіться до кращих з них. І тільки потім приймайте остаточне рішення.
Підіб’ємо підсумки
Звертатися за допомогою до стороннім фірмам або вирощувати власний штат? Кожен вирішує для себе сам. Найчастіше це корисно дрібним приватним компаніям: ІП або ТОВ. Аутсорсинг дійсно допоміг багатьом – витрати скоротилися, а загальна ефективність зросла.
Проте можна навести чимало прикладів, коли подібне співробітництво нічим хорошим не закінчилося. Причому в такі ситуації потрапляють не лише приватні компанії, але і держава.
Досить згадати найбільший провал реформи колишнього міністра оборони Анатолія Сердюкова. Хоча аутсорсинг і допоміг вивільнити близько 72 000 військовослужбовців для виконання своїх прямих завдань з залученими організаціями пов’язаний ряд гучних корупційних скандалів.
За словами Сергія Шойгу, експеримент повністю провалився. В подальшому Міністерство оборони планує відмовитися від послуг таких компаній, вони виявилися абсолютно неспроможними у військових умовах.
Насамперед постраждали самі військовослужбовці – якість наданих послуг виявилося низьким і не влаштувало кінцевого споживача. Крім того, витрати зросли на 49 млрд рублів.
Відносно безпечно доручити зовнішнім компаніям завдання обслуговування бізнесу: аутсорсинг бухгалтерії, охорону, клінінг та інші. Причому власні співробітники при цьому зможуть сконцентруватися на вирішенні більш важливих стратегічних завдань і основних процесах бізнесу.
У будь-якому випадку слід пам’ятати одне: перекласти якісь функції на сторонню компанію ви можете, але відповідальність у будь-якому випадку нести вам, як і приймати ключові рішення. Адже це ваш бізнес.
