Працюючи на виробництві чи в якої-небудь організації, доводиться стикатися з написанням різних паперів і документів. Одним із найпоширеніших документів є аналітична записка. В цілому, складання цього документа не повинно викликати будь-яких серйозних проблем, але варто знати всі правила. У цій статті можна буде ознайомитися з прикладом написання аналітичної записки, дізнатися, для чого вона складається і в яких випадках.
Для чого потрібний документ
Цей документ, як правило, складається тоді, коли необхідний аналіз кризової ситуації. Зазвичай в аналітичних записках розглядаються проблемні або кризові ситуації, які можуть спричинити за собою негативні наслідки для всього підприємства в цілому або для його окремих структурних підрозділів.
Трапляється, що недосвідчена людина може переплутати цей документ з аналітичним звітом. Тому варто пам’ятати, що в аналітичній записці не тільки розглядається ситуація, що склалася, її причини, але й описуються конкретні варіанти розвитку і розв’язання проблеми.
Можна виділити наступні цілі документа:
- доведення до керівництва факту склалася або складається проблеми;
- запобігання повторення ситуації в майбутньому;
- поліпшення трудової продуктивності;
- посилення контролю за будь-якими напрямками на підприємстві або в організації.
Грамотно складений документ може стати важливим сигналом для керівництва і допоможе визначити подальший курс розвитку подій. У деяких випадках такий документ може бути використаний для проведення різних заходів усередині самого підприємства, таких як наради, наради або семінари. А також у разі серйозних проблемних ситуацій аналітичну записку можна прикріплювати як докази до судових розглядів як доказовий аргумент.
Хто може скласти документ
На великих підприємствах складанням аналітичних записок займається спеціалізований структурний підрозділ, відділ аналітики. Проте скласти такий документ може будь-який співробітник, який в належній мірі обізнаний у цьому питанні і який, в свою чергу, має досвід і особистий професійний погляд на дозвіл або запобігання проблеми.
Будь-який керівник структурного відокремленого підрозділу організації має право делегувати написання аналітичної записки своєму заступнику, секретарю або іншому підлеглому. Але в цьому випадку є один дуже важливий нюанс. Так як право підпису залишається за керівником, він буде нести персональну відповідальність за зміст документа. Тому вкрай важливо віднімати документ перед його підписанням і упевнитися в правильності викладених фактів, висновків і пропозицій.
Правила складання
В особливо великих організаціях можна зустріти спеціально розроблений бланк для цього документа, але, як правило, це трапляється вкрай рідко. В цілому, цей документ не передбачає закріплення за ним уніфікованого зразка, тому складається в довільній формі при дотриманні основних правил діловодства.
Як і будь-який документ, аналітична записка повинна мати в початку наступну інформацію:
- реєстраційний номер;
- дата;
- адресат (посада, прізвище та ініціали), яким є керівник будь-якого підрозділу або начальник підприємства;
- посада, прізвище та ініціали укладача документа.
Далі документ має описову або, як її ще називають, яка викладається частина, в якій повинні бути такі атрибути:
- суть викладеного питання або проблеми;
- причини;
- наслідки;
- рекомендації щодо ліквідації або запобігання проблеми;
- висновки;
- підпис укладача.
У тексті аналітичної записки має бути як можна менше термінології, а якщо вживання спеціально застосовуваних значень неминуче, то вони повинні доповнюватися виносками і поясненнями. Якщо до записки додаються якісь докази у вигляді фотографій, звітів, листів або договорів, в тексті робляться спеціальні позначки, наприклад, договір оренди службових приміщень (додаток №1).
Важливо пам’ятати, що всі доводи повинні мати аргументовану фундамент. Аналіз ситуації, рекомендації та висновки повинні бути об’єктивними, а от від суб’єктивних поглядів слід відмовитися, розглядаючи проблему лише в рамках досягнення добробуту для підприємства.
Оформлення і реєстрація
Документ обов’язково повинен бути складений у двох примірниках, з яких один залишається в структурному підрозділі, а другий надається керівнику. Аналітична записка може бути складена при використанні персонального комп’ютера та інших друкованих засобів, а також вона може бути написана від руки. Обсяг тексту обмежень не має.
Цей вид документа не підлягає обов’язковій реєстрації, однак для того щоб встановити контроль за ходом руху і розвитку обставин, найкраще зареєструвати та присвоїти реєстраційний номер.
Після того як були представлені всі основні правила складання, необхідно розглянути приклад аналітичної записки.
Приклад
Генеральному директору ВАТ «Транс-порт»
Лебедєву О. В.
від начальника цеху по збірці двигунів ВАТ «Транс-порт»
Курочкіна В. І.
Аналітична записка від 25.03.2018 року №1/2018.
В результаті щотижневої перевірки обладнання цеху по збірці двигунів була виявлена поломка машини АСК (автоматизований збірної комбайн № 3). Дана поломка пов’язана з великою продуктивної навантаженням на АСК і закінченим експлуатаційним терміном. Проводити ремонт даної машини недоцільно.
На сьогоднішній день цех потребує купівлі нової машини для ефективного виконання завдань, передбачених положенням про цеху по збірці двигунів. У разі відсутності машини АСК цех не зможе виконувати свої обов’язки, що призведе до повної зупинки складального процесу.
Курочкін В. І. /Підпис/
В даному прикладі аналітичної записки є всі необхідні атрибути, а хід викладу проблеми відповідає правильній структурі побудови цього документа.
Висновок
Скласти правильний документ – це завжди рутинна і дуже відповідальна робота. Але ознайомившись з прикладом написання аналітичної записки, можна приступати і до складання власного документа. Однак головне – запам’ятати всі наведені вище правила.
