Хто може скласти документ
На великих підприємствах складанням аналітичних записок займається спеціалізований структурний підрозділ, відділ аналітики. Проте скласти такий документ може будь-який співробітник, який в належній мірі обізнаний у цьому питанні і який, в свою чергу, має досвід і особистий професійний погляд на дозвіл або запобігання проблеми.
Будь-який керівник структурного відокремленого підрозділу організації має право делегувати написання аналітичної записки своєму заступнику, секретарю або іншому підлеглому. Але в цьому випадку є один дуже важливий нюанс. Так як право підпису залишається за керівником, він буде нести персональну відповідальність за зміст документа. Тому вкрай важливо віднімати документ перед його підписанням і упевнитися в правильності викладених фактів, висновків і пропозицій.
Правила складання
В особливо великих організаціях можна зустріти спеціально розроблений бланк для цього документа, але, як правило, це трапляється вкрай рідко. В цілому, цей документ не передбачає закріплення за ним уніфікованого зразка, тому складається в довільній формі при дотриманні основних правил діловодства.
Як і будь-який документ, аналітична записка повинна мати в початку наступну інформацію:
- реєстраційний номер;
- дата;
- адресат (посада, прізвище та ініціали), яким є керівник будь-якого підрозділу або начальник підприємства;
- посада, прізвище та ініціали укладача документа.
Далі документ має описову або, як її ще називають, яка викладається частина, в якій повинні бути такі атрибути:
- суть викладеного питання або проблеми;
- причини;
- наслідки;
- рекомендації щодо ліквідації або запобігання проблеми;
- висновки;
- підпис укладача.
У тексті аналітичної записки має бути як можна менше термінології, а якщо вживання спеціально застосовуваних значень неминуче, то вони повинні доповнюватися виносками і поясненнями. Якщо до записки додаються якісь докази у вигляді фотографій, звітів, листів або договорів, в тексті робляться спеціальні позначки, наприклад, договір оренди службових приміщень (додаток №1).
Важливо пам’ятати, що всі доводи повинні мати аргументовану фундамент. Аналіз ситуації, рекомендації та висновки повинні бути об’єктивними, а от від суб’єктивних поглядів слід відмовитися, розглядаючи проблему лише в рамках досягнення добробуту для підприємства.
