Бізнесмени та працівники великих виробництв постійно стикаються з необхідністю проведення інвентаризації. Це процедура не з приємних, але її періодично треба виконувати, щоб знати все про поточний стан організації. Найчастіше даний функціонал доводиться виконувати бухгалтерам разом з працівниками, що несуть матеріальну відповідальність за те чи інше майно в рамках підприємства.
Що розуміють під цим процесом?
Інвентаризація – це перевірка всього майна підприємства на предмет його наявності, а також фінансових зобов’язань, які у нього є за станом на ту чи іншу дату. Дана процедура здійснюється за допомогою даних бухгалтерського обліку та інформації про фактичному наявності тих чи інших одиниць товарів або послуг.
Менеджери зобов’язані зіставити наявні у них дані, в результаті даної процедури вони зможуть отримати загальну картину, що дозволяє зробити висновки щодо роботи тих чи інших співробітників або механізмів підприємства. Також з допомогою інвентаризації можна добитися повноцінного збереження цінностей організації та засобів, що використовуються в роботі.
Що вважають?
Працівники торгівлі досить гостро переживають інвентаризацію, матеріально вони зазвичай несуть відповідальність за товар або послуги, які пропонують населенню, тому у разі виявлення нестачі у них можуть бути серйозні неприємності. Підприємці і державні структури досить скрупульозно підходять до фінансових питань і при прийомі на роботу відразу ж вписують в трудовий договір пункт «матеріальна відповідальність».
Крім товарів і послуг, перерахунку можуть бути різні нематеріальні активи, гроші, вкладення, а також інші запаси. Якщо ж говорити про зобов’язання, сюди відносяться позики, кредиторські заборгованості та резерви. Як правило, всі вони оформлені відповідними договорами з банками, а останні, як правило, досить вимогливо ставляться до простроченням і різних труднощів з виплатами.
Навіщо потрібно здійснювати перерахунок?
Проведення інвентаризації має цілий ряд цілей, головна з них – виявлення фактичної кількості майна у організації. Найчастіше саме з її допомогою можна знайти товари і послуги, які є в наявності, але відсутні в бухгалтерських розрахунках, аналогічна і зворотна ситуація. Всі невраховані об’єкти повинні бути негайно взяті в розрахунок для подальшого коректного ведення обліку.
Крім того, дана процедура може допомогти зрозуміти фактична кількість ресурсів, які доводиться використовувати для створення реалізованих товарів і послуг. Якщо їх занадто багато, керівництво організації може задуматися про перепрофілювання власної роботи, а також про способи здешевлення виробництва і отримання більшої виручки.
Чим допомагає проведення інвентаризації?
З допомогою перерахунку керівники організацій можуть також перевірити правильність дій своїх співробітників, дійсно вони коректно ведуть облік наявних потужностей і грошових зобов’язань. Крім того, можна оцінити існуючі матеріальні ресурси за ринковими цінами, виходячи з їх фактичного стану, а потім реалізувати їх. Наприклад, якщо в ході інвентаризації було виявлено, що ряд приміщень не використовується за призначенням, то керівництво підприємства може спробувати завантажити їх роботою або ж продати непотрібні активи.
Процедура також допомагає перевірити, в якому стані знаходяться основні потужності підприємства, коректно використовуються нематеріальні активи. Як правило, після проведення інвентаризації на підприємстві починаються різні перетворення, іноді справа доходить навіть до скорочення штатного розкладу.
Які існують різновиди перерахунку?
Інвентаризація майна є процедурою, без якої не може обійтися жодне підприємство. В залежності від обсягів перерахунку її можна розділити на часткову і повну. Перша найбільш актуальна для великих підприємств, у складі яких працює декілька підрозділів, що займаються реалізацією товарів і послуг. У невеликих магазинах перерахунок товару зазвичай проходить раз на тиждень, у великих мережах дана процедура здійснюється ночами з регулярністю раз на місяць.
Для проведення такої перевірки завжди повинні бути підстави. З даної точки зору інвентаризація поділяється на планову і раптову. Перша зазвичай проходить досить спокійно, але є певний ризик того, що перевіряючі не побачать справжнього стану справ в організації, оскільки матеріально відповідальні особи можуть виправити існуючу звітність і видати її за коректну. Раптова перевірка є більш об’єктивною, з її допомогою можна виявити недоліки і попередити їх подальшу появу.
В яких випадках інвентаризація необхідна?
Вище керівництво підприємства визначає порядок інвентаризації, а також терміни її проведення. У випадку раптової перевірки воно не знають заздалегідь відповідальних за майно осіб. Проводити перерахунок необхідно в момент формування річної звітності бухгалтерським складом підприємства, при виявленні розкрадань майна або його серйозною псування.
Також дана процедура необхідна, коли продукція підприємства і його власність надаються в оренду, продаються. Зміна працівників, матеріально відповідальних за майно, і зміна формату організації (у тому числі ліквідація) є приводом для проведення інвентаризації. Досить рідко виникає ситуація, коли перерахунок необхідний у зв’язку з надзвичайними ситуаціями та стихійними лихами, негативно вплинули на роботу організації.
Як підготуватися до перевірки бухгалтеру?
Якщо ви не так давно стали працювати на підприємстві в якості бухгалтера і попереду замаячила інвентаризація, зразки актів та описів можуть знадобитися для проведення даної процедури. Їх створення регламентовано законом №402 «Про бухгалтерському обліку», який був виданий у грудні 2011 року і з тих пір є одним з найважливіших документів для фахівців, що здійснюють дану процедуру.
У своїй роботі бухгалтер також може орієнтуватися на наказ Міністерства фінансів № 49, виданий у червні 1995 року, який містить в собі цілий ряд рекомендацій з проведення інвентаризації з урахуванням наявних у підприємства фінансових зобов’язань. При цьому менеджер, який здійснює перевірку, повинен постійно перебувати в курсі подій, а для цього необхідно вивчати роз’яснюють документи Мінфіну, які випускаються приблизно раз на півтора-два місяці.
З чого починають перерахунок?
Інвентаризація основних потужностей будь-якого підприємства здійснюється в декілька ступенів. Перший з них – підготовчий, який полягає у створенні наказу про необхідність проведення даної процедури, а також про формування комісії, яка буде займатися перерахуванням. До складу даного внутрішнього органу зазвичай входить безпосередній керівник матеріально відповідальних осіб, бухгалтер, а також начальник підприємства.
Паралельно з цим визначаються строки проведення інвентаризації, а також ті різновиди майна, які планується перерахувати. У цей самий період відбувається формування розписок та іншої документації, запланованої для використання при перерахунку наявних потужностей, товарів і послуг.
У чому полягає безпосередня інвентаризація?
Перерахунок, проведення замірів, зважувань – наступний етап проведення інвентаризації, засоби в даному випадку використовуються найрізноманітніші: програмне забезпечення, калькулятори, специфічна документація (опису) і т. д. Особливу увагу в даному випадку приділяється перевірці наявності товарів, які повинні бути в подальшому реалізовані для отримання компанією прибутку.
Коли все пораховано, настає гаряча пора для бухгалтерів, саме вони повинні провести звірку проведених підрахунків з власними даними. Оскільки фінансові фахівці компаній зазвичай ведуть роботу в 1С, то й опису вони просять складати в електронному форматі для економії часу. Саме вони зазвичай знаходять розбіжності, після чого починають пошуки причин для розбіжностей.
Що відбувається з підсумковими результатами підрахунків?
Фіналом проведення даної процедури є акт інвентаризації, в якому вказана максимально докладна інформація про проведені підрахунках. Бухгалтера досить об’єктивно в даному випадку відображають всі виявлені недоліки, а також вказують всіх осіб, які повинні понести відповідну адміністративну відповідальність. Як правило, перерахунок майна завжди виявляє ряд недостач або надлишків, у тих випадках, коли перші перекриваються другими, претензій ні в кого не виникає.
У підсумку всі учасники комісії зобов’язані підписати підсумковий протокол, в якому буде відображена докладна інформація про підсумки пройденої перевірки. Далі керівництво підприємства або підрозділу, в якому проводилася інвентаризація, формує наказ про затвердження її результатів. У цьому документі вказуються результати перевірки, виявлені факти нестачі чи надлишків, потреба у посиленні контролю за збереженням майна, а також терміни усунення знайдених порушень.
Можуть бути покарані працівники?
За результатами інвентаризації керівництво підприємства приймає рішення про адміністративне дії по відношенню до матеріально відповідальною за майно співробітникам. Як правило, якщо організації завдано значної шкоди, найчастіше процедура закінчується звільненням працівника з подальшим відшкодуванням збитків. Якщо сума нестачі занадто велика, може бути порушено кримінальну справу про розкрадання, і всі винні можуть відправитися за ґрати.
Найчастіше організації воліють домовлятися зі своїми підлеглими полюбовно, і не йдуть на відкритий судовий конфлікт. У тому випадку, якщо матеріально відповідальний працівник не згоден з результатами проведеної інвентаризації, і не збирається відшкодовувати збитки, завдані ним організації, він має право подати апеляцію на рішення комісії.
Як відображаються результати в загальному обліку?
Оскільки інвентаризація – це процес з бухгалтерської точки зору досить трудомісткий, то в більшості випадків керівництво підрозділу намагається зробити все, щоб не відображати виявлені недостачі в документах. Недостачу можуть провести як списану вартість майна, що прийшов в непридатність. Тоді цю суму можна буде включити в розрахунки по основному виробництву.
Якщо в результаті проведення перевірки було прийнято рішення про те, що недостачу буде відшкодовувати матеріально відповідальна особа, ця інформація вказується в підсумкових документах і складається наказ, який підписується керівником підрозділу. Всі надлишки приймаються до обліку й надалі фінансове планування здійснюється з їх урахуванням.
У чому полягає користь проведення перевірки?
На думку керівників, інвентаризація – це додатковий спосіб управління колективом і організацією, який може надати велику кількість переваг. В першу чергу мова йде про збереження всіх матеріальних цінностей установи. Паралельно з цим можна також виявити ті продукти, у яких вже закінчився термін придатності, або ж закінчується в найкоротший час.
Ще одна перевага проведення інвентаризації полягає в тому, що керівництво може побачити активи, які на поточний момент не приносять користі і можуть бути скасовані. Всі слабкі місця відразу стають видні керівникам після проведення перевірки, це твердження стосується і неефективних працівників, особливо це актуально для тих, хто не здатний забезпечити якісний контроль за станом товару, його збереженням і своєчасною реалізацією.
Існуюче законодавство дозволяє проводити будь-яку кількість інвентаризацій на протязі календарного року. Торгові компанії воліють перевіряти своїх співробітників досить часто, оскільки несвоєчасна реакція на їх погану роботу може принести організації величезні збитки. Важливо, щоб між підприємством і працівниками були підписані договори, що мають юридичну силу, у противному випадку не можна буде пред’явити будь-які фінансові претензії пред’явити проштрафилися фахівцям.
