Посадова інструкція секретаря: обов’язки, функції та права

Посаду секретаря вважається однією з найбільш універсальних. Хороший фахівець на цій посаді виконує різні функції. В його обов’язки може входити організація ділових зустрічей, а також завдання, які зазвичай покладають на особистих асистентів. Фактично, посада передбачає поєднання декількох вакансій. Потенційним претендентам, які пропозиції про роботу, варто бути готовими до того, що посадова інструкція секретаря виявиться досить об’ємною.

Які функції виконує секретар?

Зазвичай ця посада зустрічається в невеликих компаніях. Секретар виконує адміністративні функції. Обробляє вхідну пошту, здійснює телефонні дзвінки від імені компанії, спілкується з відвідувачами, контролює виконання завдань керівника, відповідає на типові запитання.

Враховуючи, що посаду популярна в різних організаціях, серед інших вакансій вам може зустрітися секретар на ресепшн. В чому особливості цієї пропозиції? Серед обов’язків такого фахівця значиться прийом телефонних дзвінків, а також спілкування з відвідувачами і виконання дрібних доручень начальства.

Потрібно сказати, що постійне спілкування з клієнтами – досить стресова завдання. Ось чому шукачі воліють роботу в офісі. Зарплата відрізняється несильно, при цьому робота не така нервова. Посадова інструкція секретаря офісу не включає пункт про зустрічі гостей. Зазвичай все спілкування обмежується телефонними переговорами.

Освіта

Робота секретаря не вимагає специфічних знань, тому для отримання вакансії достатньо закінчити курси. Проте вітається наявність вищої освіти. Адже в цьому випадку можна претендувати на вакансію офіс-менеджера. Крім вищеназваних адміністративних завдань цей фахівець організовує роботу персоналу, а також виконує функції діловода.

Щоб отримати посаду секретаря, необов’язково закінчувати вуз. У багатьох компаніях достатньо буде середньо-спеціальної освіти. Також варто розглянути варіант короткострокового навчання в спеціальній школі для секретарів або на курсах. Сертифікат, виданий за результатами, цілком може влаштувати потенційного роботодавця.

Дивіться також:  Гог і Магог - це хто такі в Біблії?

Інші вимоги

Якщо наявність вищої освіти не принципово, що дійсно важливо для цієї посади? Посадова інструкція секретаря закріплює права і обов’язки. Що ж необхідна працівнику для виконання останніх?

По-перше, базові навички роботи з документами. Адже це основна обов’язок, яку доведеться виконувати секретарю.

По-друге, знати офісні програми, вміти працювати з ПК. Для цього достатньо освоїти курс по роботі з Microsoft Office.

Особисті якості, які знадобляться секретарю;

  • комунікабельність;
  • відповідальне ставлення до роботи;
  • організованість;
  • терпіння.

Останнє особливо важливо, адже нерідко доводиться миритися з ненормованим робочим днем. Секретарю часто доводиться підлаштовуватися під режим свого начальника. Ставши ідеальним асистентом, вчорашній новачок може розраховувати на більш вигідні умови або підвищення доходу.

Посадова інструкція секретаря

Кожна посада передбачає певні обов’язки та відповідальність.

Посадова інструкція секретаря керівника включає чимало пунктів, серед яких:

  • забезпечення діловодства;
  • робота з кореспонденцією;
  • передача документів від співробітників до начальства;
  • підготовка нарад;
  • своєчасна покупка канцелярських товарів;
  • підготовка планів і текстів для публічних виступів начальника;
  • редагування та інша робота з документами;
  • контроль за іншими працівниками, а також оцінка результату.

Неможливо якісно виконувати роботу, якщо не ознайомитися з внутрішнім регламентом. Чим детальніше співробітник знайомий з правилами свого підприємства, тим краще він зможе виконувати свої обов’язки. Ось чому після отримання вакансії потрібно вивчити розпорядок діяльності та нормативні документи. Зокрема, посадову інструкцію секретаря-друкарки. На основі отриманої інформації фахівець зможе якісно виконувати свої функції.

Секретарі у сфері освіти

Якщо раніше ви вважали цю роботу чи не найбільш простий, досить ознайомитися з посадовою інструкцією секретаря навчальної частини, щоб у цьому відкинути. Ця посада має деякі специфічні обов’язки.

Вище були названі загальні для всіх секретарів функції, незалежно від місця їх роботи. Однак крім цього специфіка конкретної посади накладає додаткові зобов’язання. Наприклад, секретар навчальної частини повинен знати:

  • закони, що стосуються освітньої діяльності;
  • структуру установи та кадровий склад;
  • правила ділового спілкування і т. д.
Дивіться також:  Що таке галушки і як їх готувати? Полтавські галушки

Посадова інструкція секретаря школи містить чимало обов’язків, для виконання яких потрібно розбиратися в освітній сфері. Потенційний претендент має більше шансів, якщо він раніше працював в навчальному закладі. Однак випускники коледжів, які отримали спеціальність «Діловодство» теж мають високі шанси на працевлаштування.

Якими правами володіє секретар?

Потрібно пам’ятати, що у співробітника є не тільки обов’язки. Будь-яка посадова інструкція передбачає наявність деяких повноважень, тобто прав. Наприклад, секретар має право на ознайомлення з робочими проектами. Також ніхто не забороняє вносити власні пропозиції.

Плюси і мінуси роботи секретарем

Серед плюсів співробітники відзначають постійне спілкування з людьми. Також можна відзначити комфортні умови і відсутність фізичних навантажень.

До мінусів роботи секретаря можна віднести низьку зарплату. Так як посада не вимагає специфічного утворення, очікувати серйозних доходів не варто.

Також деякі секретарі скаржаться на відсутність кар’єрного росту. Ця вакансія практично не має перспектив. У кращому випадку, якщо вас помітить начальство, можна стати особистим асистентом. Чи буде в цьому разі відрізнятися зарплата, що залежить від керівництва.

Скільки заробляє секретар?

Фінансове питання завжди цікавить здобувачів і просто цікавих. Посадова інструкція секретаря не дає прямої відповіді на це питання. Якщо вивчати статистику, назвати точну цифру все одно не вдасться, тому що розкид зарплат на цій посаді занадто великий.

Приміром, секретар в школі або іншому держустанові може заробляти всього 300 доларів. Водночас, його колега в міжнародній компанії може отримувати щомісячні виплати в кілька разів вище – до 1000 доларів. Однак в останньому випадку секретарських курсів, швидше за все, буде недостатньо. Роботодавці зазвичай вимагають знання іноземної мови.

Детально ознайомившись з професією, ви можете вирішити, чи варто претендувати на цю вакансію або звернути увагу на інші пропозиції на ринку праці.

Дивіться також:  Кращі готелі Бечічі, Чорногорія