Сьогодні практично всі активно користуються інтернетом. Але ділове листування не перестала бути актуальною і важливою. Її просто перенесли на інші носії. Як правильно складати і оформляти ділове лист, розповість публікація.
Що може містити ділове послання?
Насамперед, ділова переписка надає можливість обмінятися якимись думками або пропозиціями з співробітниками і партнерами по бізнесу. В листі можна викладати прохання, претензії та інші думки для усунення непорозуміння між компаніями. В цілому ділове листування являє собою різновид офіційної кореспонденції.
Відмінності від інших листів
Основні відмінності можна звести до наступного.
- Стилістика викладу.
- Наявність службової субординації.
- Лексика без сильного вираження емоцій.
- Як правило, лист займає більше однієї сторінки.
- Шрифт по всьому тексту однаковий (не малий і не великий).
- Зазвичай складається на офіційному бланку організації.
Види ділових листів
Зміст тексту буде залежати від того, який вид листа необхідно скласти. Їх умовно можна розділити на кілька груп.
Листи, на які потрібно дати відповідь:
- Запит.
- Прохання.
- Вимога.
- Пропозицію.
- Звернення.
Листи, на які відповідь давати не потрібно:
- Інформаційне.
- Повідомний.
- Супровідний.
- Гарантійне.
- Попередження.
- Нагадування.
Листи комерційного характеру. Вони зазвичай потрібні в період дії договору або для укладання угоди:
- Прохання.
- Відповідь на запит.
- Нагадування.
- Претензія.
- Оферта. Це пропозиція укласти договір або здійснити операцію.
- Попередження про необхідність виконання обов’язків, про припинення домовленостей і так далі.
Некомерційні листа:
- Запрошення.
- Інформування про що-небудь.
- Висловлення вдячності.
- Рекомендації.
- Прохання.
- Інструкції.
- Супровідний лист.
- Вираз співчуття.
- Привітання з якого-небудь приводу.
- Гарантійний лист.
- Підтвердження про отримання товару, надання послуги і так далі.
Класифікація ділових листів по структурі:
- Складене по суворому зразком.
- Написаний у вільній формі.
Види залежно від адресата:
- Звичайна. Направляється одному адресату.
- Колективне. Відправляється одній людині, але від кількох осіб.
- Циркуляр. Надсилається кільком адресатам.
За формою листи бувають такі:
- Надіслані в звичайних поштових конвертах.
- Вручені особисто.
- Відіслані у вигляді факсу.
- Спрямовані по електронній пошті.
Як видно, ділове повідомлення може бути оформлене по-різному і з різними намірами. Але варто відзначити, що в деяких випадках з етичних міркувань його необхідно писати від руки, а не друкувати на комп’ютері. Це стосується привітань і співчуття.
