Киев, ул. Б.Хмельницкого 16-22   тел: (044) 228-91-29

 

 

Ивент агентство FRIENDS – организация мероприятий

 

 

 

Что такое event агентство?

Каждый из вас, однажды в свой жизни, становился ивент агентством. Да-да, мы не ошиблись, вы тоже были ивент агентством. Вспомните, ведь вам приходилось организовывать собственный День Рождение, Новый Год, поездку на рыбалку или охоту, мальчишник или девичник, какого повода только не придумаешь для веселья. Вот именно этим  занимается ивент агентство – организация ивентов (мероприятий). Но  не всё просто, как с первого взгляда может это показаться. Давайте разберёмся, с чего состоит организация event мероприятия. Итак по-порядку:

1. Идея. Повод для праздника – это уже хорошо, но именно правильная, оригинальная идея превратит ваш повод в настоящий праздник

2. Сценарий. Правильно составленный сценарный план лишит вас многих хлопот во время проведения мероприятия.

3. Бюджет. Грамотное планирование бюджета - залог хорошего настроения!

Вот три основных составляющих в организации ивента. Теперь давайте в них немного разберёмся.

 

Идея event мероприятия

 

 

 

 

 

В широком понимании – это мысленный прообраз чего-либо. Идея event мероприятия – это лейтмотив всего вашего праздника, который находит отклик буквально в каждом его уголочке, от оформления пригласительного до наполнения программы в целом. Всё, вплоть до меню на праздничном столе должно соответствовать идеи event мероприятия. Предположим у вас Гавайская вечеринка, значит Дед мороз будет в плавках, если в Детский День Рождения, на кануне праздника  друзьям вручили «Чёрную метку», не сомневайтесь, вас ждут большие приключения, погони, пираты и сокровища. Если вы надумали сделать своим сотрудникам сюрприз и в ваш Корпоративный праздник решили отправить своих гостей в кругосветное путешествие, то непременно каждый из них должен окунуться в атмосферу того или иного континента и помогут вам в этом правильный декор (оформление мероприятий) локации, тематически подобранные артисты и их репертуар, своевременная подача блюд и это уже во многом зависит от сценария праздника, о котором мы и поговорим дальше.

 

Сценарий event мероприятия

 

Организатор мероприятий должен побеспокоиться о написании сценария. Многие ошибочно думают, что сценарий, это такой себе последовательный список всего того что должно происходить на event мероприятии, примерно так как это выглядит скажем на афише сборного концерта («солянки»), но это совсем не так. Правильно составленный сценарий это: 

1. Руководство к действию всех без исключения, кто задействован на мероприятии, а это, и технический персонал, и артистический состав, и группа администраторов, и бармены,  и официанты, и хостес, и водители, и повара, гримёры и костюмеры, визажисты и парикмахеры, фотографы и видеоператоры и даже гости, сами того не подозревая.

2. Краткое, художественно-литературное произведение, в котором присутствуют предыстория, завязка, кульминация, развязка и финал. 

 

В нашем случае, сценарист – это человек который пишет сценарий мероприятия. От того насколько верно грамотно и верно будет составлен event сценарий, зависит исход всего праздника в общем. И задача агентства FRIENDS не просто выстроить порядок действий, а связать во едино действия всех занятых служб, прописать тексты ведущим, заинтересовать гостей, сохранить на протяжении всего event мероприятия идею праздника, а порой когда заказчиком определён бюджет мероприятия, то и «уложиться» в этот самый бюджет. Вот так мы по-немногу подошли к третьей составляющей.

 

Бюджет организации меропрятия

 

Как мы уже писали ранее, грамотное планирование бюджета - залог хорошего настроения! Ведь согласитесь, непредвиденные расходы никому не добавят настроения.

Зачем нужен бюджет, порядок его составления и кто ответственен за его составление? Сейчас мы вместе разберемся и дадим ответы на эти вопросы.

1. Бюджет необходим как заказчику мероприятия, так и исполнителю (ивент агентству). Заказчик в первую очередь хочет знать во сколько обойдётся ему event мероприятие прежде чем начать к нему подготовку. Также в некоторых случаях, у заказчика, уже есть определённая сумма на проведение праздника и просчет ему необходим для полного понимания того, что именно может себе позволить заказчик. Для event агентства FRIENDS бюджет не менее важен, чем для заказчика, поскольку именно этот документ даёт волю творческим фантазиям всего коллектива.

2. Существует два основных типа бюджета, это составленный снизу вверх а так же наоборот, сверху вниз. Как правило при организации события используется первый вариант, когда сбор бюджетной информации идёт от исполнителя к руководству нижнего уровня, далее к директору ивент агентства после чего он поступает на согласование к заказчику. Второй вариант используется, когда заказчиком определён размер суммы, это требует от руководителя агентства чёткого понимания основных особенностей в организации event события и способности строить реалистичный прогноз.

3. Но даже, если в составлении бюджета принимают участие все организаторы мероприятия, ответственность за составления бюджета лежит конечно же на руководителе компании FRIENDS. Только он вправе согласовывать сумму с заказчиком и соответственно нести за нее полную ответственность.

 

Мы в вкратце рассказали вам  из чего состоит организация мероприятия. Всё это для вас готова сделать наша команда увлечённых профессионалов агентства FRIENDS. Поручив нам организацию ваших event мероприятий, вы получите отменный результат.

 

Чем наша ивент компания выгодно отличается от других:

-в агентстве FRIENDS не берут предоплату за подготовку презентации

-в агентстве FRIENDS не берут предоплату за составление бюджета

-в агентстве FRIENDS дают финансовые гарантии. И если мы не выполним на себя взятые обязательства, то вернём вам 110% потраченных вами денег.

 

Ивент агентство Киев

Организация мероприятий Киев 

 

Ивент агентство Украина

Организация мероприятий Украина +380 50 708 7777

Автор статьи Дмитрий Бурак